Todas las transacciones financieras de cualquier organización se publican finalmente en el libro mayor de una forma u otra. Cuando se usa un programa informático para la contabilidad, la mayoría de los datos financieros se contabilizan en un libro auxiliar, como las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar, que se contabilizan automáticamente en el libro mayor. Sin embargo, algunas entradas deben publicarse directamente en el libro mayor. Las transacciones que a menudo se publican directamente en el libro mayor general son gastos de capital, intereses devengados, acumulación de depreciación, ajustes que se revertirán en el próximo período contable y otros ajustes de la cuenta que no se pueden realizar a través de un libro auxiliar. Al publicar en el libro mayor, se debe tener mucho cuidado de ser preciso, ya que la corrección de errores con múltiples entradas del libro mayor hace que los registros de contabilidad sean confusos. Sin embargo, aparte de eso, la publicación en el libro mayor no es complicada.
Reúna todos los documentos relacionados con las entradas que necesita publicar en el libro mayor. Estos pueden incluir acuerdos de compra, contratos de arrendamiento o préstamo, programas de amortización y programas de depreciación.
Prepare una hoja de cálculo en su computadora o en papel, detallando cada entrada del libro mayor que se debe publicar. Incluya una descripción completa de la entrada del libro mayor, la cuenta precisa que se debitará y la cantidad, y luego la cuenta correspondiente que se acreditará y la cantidad. Mantenga los montos de débito en una columna a la izquierda y los créditos en una columna a la derecha.
Sume los débitos y créditos de todas las entradas de su libro mayor y asegúrese de que sus totales de débito y crédito sean iguales. Si ha preparado su hoja de cálculo en su computadora, imprímala como referencia mientras ingresa los datos en el módulo del libro mayor.
Acceda a su módulo de libro mayor en su programa de contabilidad en su computadora. Verifique que la fecha de su libro mayor esté configurada para el período en el que desea publicar sus entradas. Esto es importante porque las entradas a menudo se publican en el libro mayor después de que finaliza el período. Por ejemplo, mientras que el mes actual puede ser realmente febrero, es posible que esté publicando entradas del libro mayor general para enero, por lo que en este caso, asegúrese de que la fecha de su libro mayor general esté configurada en enero.
Introduzca las entradas de su libro mayor en su módulo de libro mayor de acuerdo con el manual del usuario del software de contabilidad.
Imprima un informe de las entradas de su libro mayor general sin publicar. Revise sus entradas del libro mayor general, verificando en su hoja de cálculo (y agregando cintas de la máquina, si es necesario) que ya haya preparado. Realice las correcciones necesarias en las entradas del libro mayor. No publicar en el libro mayor aún.
Haga una copia de seguridad de la computadora de sus datos del libro mayor. Etiquete claramente la copia de seguridad de los datos del libro mayor y guárdela en un lugar seguro.
Publique las entradas de su libro mayor de acuerdo con el manual del usuario del software de contabilidad. Imprima un registro completo de las entradas que ha publicado en su libro mayor. Guárdelas en los archivos correspondientes o libros de contabilidad como parte de sus registros contables permanentes.
Consejos
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Siempre documente a fondo todas las entradas que publique en el libro mayor, ya que nunca podrá estar seguro de que estará disponible para explicar las entradas de su libro mayor más adelante. Almacene su documentación de manera segura como parte de sus registros contables permanentes. Si no usa una computadora, sino que solo realiza su contabilidad en papel, registre manualmente o publique las entradas del libro mayor precisamente en sus libros en un formato de contabilidad generalmente aceptado, asegurándose de actualizar los saldos de todas las cuentas afectadas. Siempre documente a fondo sus entradas del libro mayor y almacene sus registros contables en un lugar muy seguro.
