Cuando las organizaciones o agencias gubernamentales como las ciudades y los condados necesitan bienes o servicios, desean obtener la mejor oferta posible. Para obtener la mejor oferta, emiten documentos de solicitud llamados solicitud de propuestas (RFP), solicitud de ofertas (RFQ) o solicitud de ofertas (RFB). Estos documentos legales invitan a las empresas a ofertar por el suministro de los bienes o servicios solicitados. Cuando estos materiales se necesitan rápidamente, las ofertas solo pueden aceptarse por unos pocos días. Si este es el caso, las organizaciones o agencias gubernamentales pueden solicitar a los licitadores que completen y entreguen una nota de oferta en lugar de una oferta completa, que puede tener muchas páginas.
Anote el número de la oferta en la casilla o en la línea "Número de la oferta". Esto notifica a la organización o agencia gubernamental que solicita las ofertas exactamente en qué proyecto está ofertando. Incluya la fecha en que está llenando el número de la oferta en el cuadro o la línea "Fecha".
Escriba el título de la oferta en la casilla o en la línea "Nombre del proyecto" o "Título". Esto se puede encontrar en la primera página de los documentos de solicitud. Escriba la ubicación del proyecto en el cuadro o en la línea titulada "Ubicación". Si está haciendo una oferta para proporcionar productos, la ubicación es a la que enviaría los productos.
Incluya la información de su empresa. Hay casillas o líneas para escribir el nombre de su empresa, el número de teléfono, la dirección y el nombre del empleado que escribe y aprueba la oferta.
Escriba el tipo de trabajo que se solicita en el cuadro o en la línea "Tipo de trabajo". Por ejemplo, si está ofertando para proporcionar servicios de administración de la construcción, escriba "Administración de la construcción".
Escriba lo que va a proporcionar a la organización o agencia gubernamental en la sección "Trabajo incluido". Para cada servicio o producto provisto, escriba el monto que está solicitando que se pague en la sección "Cantidad de la oferta" a la derecha de la sección "Trabajo incluido". Totalice la columna "Cantidad de la oferta" en la casilla o línea "Oferta total".
Complete la sección "Reconocimiento de adiciones". Las adiciones son emitidas por la organización o agencias gubernamentales cuando hay un cambio en los documentos de solicitud. Incluya el número de los apéndices en esta sección y la fecha de emisión. Esta información se encuentra en el anexo individual. No siempre hay adiciones emitidas; deje esta sección en blanco si no hay addenda.
