Facturar a los clientes y los clientes no siempre es fácil. Si una factura resulta ser demasiado alta o demasiado baja, una empresa puede emitir un memorando de débito o crédito para corregirlo. Los bancos usan memos para hacer ajustes a las cuentas corrientes de negocios. La compañía en el extremo receptor de una nota puede usarla para hacer un seguimiento de cuánto ajustar sus libros de cuentas.
Facturas: Débito Versus Crédito
Supongamos que llama a un plomero a su negocio y los pone a trabajar en los baños. El plomero escribe una factura, pero hay un error de cálculo. La compañía puede emitir un memorándum de débito si le facturó a usted de menos o una nota de crédito si facturó en exceso. También puede emitir una factura modificada indicando el total correcto.
La nota debe explicar por qué la factura tiene que ser ajustada. Por ejemplo, una nota de crédito de un proveedor puede indicar que su factura se ha ajustado porque devolvió algunos de los suministros que solicitó. Si ya pagó antes de recibir la nota de crédito, puede solicitar un pago en efectivo o utilizarlo para un descuento en el próximo pedido.
Si aún no ha pagado la factura, grabe la nota ajustando sus cuentas por pagar. El vendedor también lo registra como un ajuste a las cuentas por cobrar.
Memos y Bancos
Los bancos también usan notas de crédito y débito, como elementos de los extractos bancarios comerciales. Puede detectar una nota de débito si el banco tiene que cargar en su cuenta las tarifas como fondos insuficientes, cargos por servicio o el costo de impresión de cheques. Es posible que obtenga una nota de crédito por los intereses ganados en la cuenta.
Debe incluir los montos de las notas de débito y crédito en sus registros financieros. Usted hace esto cada vez que concilia sus libros con su extracto bancario. En su hoja de balance, una nota aumentará o reducirá su cuenta de efectivo, además de afectar a otros, como los gastos misceláneos o los intereses ganados, dependiendo de si la cuenta aumenta o disminuye.
Memos internos
A veces, una nota de débito o crédito es útil para sus propias operaciones internas. Las compañías emiten notas de crédito y débito cuando están limpiando un pequeño saldo en una cuenta. Supongamos que su cliente pagó en exceso $ 5 en su último pedido. Le envía un reembolso y luego ajusta sus cuentas para reflejar la pérdida de $ 5.Una nota autoriza a sus contadores a realizar el cambio en su cuenta.
