Todas las organizaciones sin fines de lucro tienen estatutos: un conjunto de reglas que gobiernan cosas como la membresía, los poderes de la junta o el director, los deberes y la composición, los funcionarios de la organización y sus deberes, la administración financiera y las reglas para hacer cambios o enmiendas al estatuto. Los estatutos no son documentos públicos, y ninguna oficina gubernamental los exige o inspecciona…Existen como un marco fundamental o libro de jugadas que describe cómo operará la organización para garantizar honestidad, transparencia y responsabilidad.
Notificar a todos los miembros de la junta de la organización o directores de una reunión programada para abordar los cambios a los estatutos. La cantidad de notificación requerida con frecuencia se especifica dentro de los propios estatutos de la organización. Proporcione suficiente aviso con antelación para que nadie pueda acusar a la organización de intentar excluir a personas calificadas para que asistan.
Cuente los miembros presentes para asegurarse de que tiene un "quórum": el número mínimo de miembros de la junta o directores requeridos para realizar negocios oficiales. Este número generalmente es simplemente una mayoría de los miembros de la junta o directores, y nuevamente se especifica más comúnmente dentro de los propios estatutos.
Designe a un miembro para que tome notas detalladas de la reunión, a menos que ya tenga un Secretario de la Junta designado como funcionario de la organización.
Llame a la reunión a pedido (generalmente realizada por el presidente de la junta) e introduzca los cambios de estatuto deseados. Reserve tiempo suficiente para que la junta discuta los cambios, discuta las alternativas y haga preguntas sobre los cambios propuestos en los estatutos.
Solicite una votación sobre los cambios propuestos (una vez más, por lo general lo hace el presidente de la junta), y el secretario toma nota del resultado de la votación.
Imprima los estatutos enmendados (si se aprueban los cambios propuestos) y distribúyalos a los directores o miembros de la junta. Mantenga una copia adicional disponible para inspección pública en la sede de su organización en todo momento.
