Un comité de planificación de eventos puede ser útil si usted es responsable de una actividad grande o complicada. El comité debe formarse temprano para que pueda participar en la planificación de principio a fin. Tome la iniciativa cuando se trata de establecer fechas límite y reclutar miembros del comité.
Comience a hacer planes para el comité meses antes del evento. Establezca la frecuencia con la que el comité debe reunirse y mantener las reuniones al mínimo para que las personas no se aburran. Programe reuniones extra a medida que el evento se acerque.
Establezca las responsabilidades de los miembros del comité y planifique cualquier subcomité antes de acercarse a las personas para unirse al comité.
Invita a la gente a unirse al comité. Concéntrese en las personas que han mostrado interés en el evento o que tienen experiencia en la planificación de eventos similares. Pregunte en persona y bríndele a la persona todos los detalles que ha planeado hasta ese momento. Envíeles correos electrónicos agradeciéndoles por unirse a su comité y recordándoles los detalles de su primera reunión.
Haga que cada miembro complete un breve formulario con información de contacto en la primera reunión. Revise los horarios de la reunión y proporcione detalles sobre el evento y los activos o problemas actuales. Indique dónde necesita ayuda y qué decisiones deben tomarse. Presente a los subcomités y deje que el grupo determine qué miembros estarán a cargo de ellos. Asigne los presidentes de los subcomités al final de la primera reunión.
