Los procedimientos de reserva del servicio de catering protegen al vendedor y al cliente. Los proveedores se aseguran de que los clientes cumplan con su compromiso haciendo que el cliente confirme la fecha, el número de invitados, el menú y otros detalles del evento. Los clientes se aseguran de que la fecha de su banquete se confirme cumpliendo los plazos de pago y también comunicando sus necesidades adicionales al personal del banquete.
Revisión de reuniones y contratos
Un servicio de catering tiene una reunión inicial y una revisión de un contrato con un posible cliente como parte de los procedimientos de reserva. Un representante de ventas revisará los términos y condiciones, así como todos los aspectos del proceso de reserva, al mismo tiempo que analizará los costos. Las firmas de los clientes de la reserva son requeridas y atestiguadas. El contrato se entrega al cliente y el vendedor se queda con una copia.
Depositar
Normalmente se requiere un depósito al ordenar servicios de catering.Puede requerirse un depósito para celebrar una fecha y un lugar particular; dependiendo del vendedor, este depósito puede ser requerido incluso antes de que se firme un contrato y el contrato se puede firmar poco después. Se proporcionan al cliente copias de los recibos de los pagos realizados.
Gastos de cancelación
Los depósitos generalmente no se devuelven, pero se pueden administrar tarifas de cancelación. Se cobrará una tarifa de cancelación si se aplaza un evento. Se pueden desarrollar otras políticas y procedimientos de reserva para situaciones en las que un cliente desea mudarse pero no posponer una fecha. Se puede administrar una tarifa por los cambios de fecha. (ref. 2)
Plazo de comida
Otro procedimiento es establecer fechas límite para los pedidos finales de alimentos. Si bien un contrato y otros procedimientos dictan los costos, los depósitos y los requisitos de cancelación, siempre es parte del proceso establecer un plazo cuando se proporciona el número final de comidas y bebidas requeridas a la empresa de catering. Bodas, fiestas, convenciones y ferias comerciales envían sus números finales tres días antes de los eventos principales; También brindan actualizaciones sobre los requisitos de comidas especiales, como las comidas para personas con diabetes, alergias o para niños.
