Los principios contables generalmente aceptados describen las reglas contables para las transacciones financieras. Las compañías que venden productos a menudo usan muestras de productos para mostrar opciones a los clientes. Estas muestras pueden ser fabricadas o compradas por la compañía. En ambos casos, hay un costo para las muestras. Existen múltiples métodos permisibles para expensar estas muestras según los GAAP.
Reglas GAAP para Gastos
De acuerdo con los principios de GAAP, los gastos deben registrarse en el período que contiene los ingresos relacionados. Si los gastos no pueden vincularse directamente a los ingresos, se deben gastar en el período en que se incurren. Para incurrir en un gasto, la empresa debe ser legalmente responsable de ello. El gasto no necesariamente tiene que haber sido pagado, solo contratado. Por ejemplo, si una empresa alquila un espacio de oficina, el alquiler de cada mes debe gastarse en ese mes, incluso si el alquiler aún no se ha pagado. Para las muestras de productos, los principios de GAAP permiten el gasto inmediato de las muestras cuando la empresa las compra o la capitalización y el aplazamiento de parte del costo para períodos futuros.
Expensación inmediata de muestras de productos
A pesar de que las muestras de productos pueden usarse durante varios períodos contables o incluso varios años, los PCGA permiten que se gasten cuando se compran inicialmente. Esto se debe al hecho de que las muestras a menudo no pueden compararse directamente con los ingresos relacionados. Muchos clientes y clientes potenciales pueden ver las muestras. Algunos pueden hacer una compra y otros no. Expensar las muestras permite a la compañía reconocer el costo cuando se incurre en lugar de tratar de determinar a qué períodos futuros pertenece el gasto. Para contabilizar el gasto, debite Muestras o Suministros en el estado de resultados y acredite el Banco o las Cuentas por Pagar, dependiendo de si se han pagado las muestras.
Capitalizando muestras de productos
Si las muestras de productos se pueden rastrear a una venta específica, se pueden capitalizar y luego gastar en el período de los ingresos relacionados. Por ejemplo, si se crearan muestras de molduras de madera personalizadas para un cliente específico en mayo, una empresa podría capitalizar los costos en los libros y gastarlos cuando el cliente realiza la compra en septiembre. Los asientos contables iniciales son un crédito a efectivo o cuentas por pagar y un débito a gastos pagados por anticipado. Cuando el costo se gasta, la cuenta de gastos prepagados se acredita y la cuenta de muestras o suministros se carga.
Muestras obsoletas
Si una empresa decide capitalizar las muestras de productos y gastarlas en un período futuro o en períodos múltiples, debe revisarlas periódicamente para asegurarse de que aún son utilizables. Si una muestra de producto capitalizado se vuelve obsoleta o la empresa ya no la utiliza, debe ser cancelada en ese período. Esto también es válido si la muestra está dañada y ya no se puede utilizar.
