En los Estados Unidos, el sistema de contabilidad se basa en el método tradicional de registro de asientos de diario para cada evento de transacción que ocurre, y luego se mueven los asientos de diario a las cuentas correspondientes en los libros de negocios para equilibrar los débitos y créditos y realizar un seguimiento de todos los elementos. Sin embargo, la tecnología ha transferido este proceso en gran parte a los programas informáticos. Los contadores y analistas utilizan este software para realizar un seguimiento de todas las actividades financieras en el negocio. Estos programas suelen incluir subsistemas que permiten una mayor personalización.
Subsistemas
Un subsistema en programas de contabilidad es simplemente un sistema más pequeño que existe dentro de la estructura primaria del programa. Sin estos subsistemas, el software de contabilidad sería difícil de navegar y los usuarios tendrían dificultades para encontrar la categoría o actividad específica que querían. Los subsistemas dividen el programa de software en partes adicionales para necesidades contables específicas, como los costos y la nómina.
Tipos de subsistema
No hay límite de cuántos subsistemas puede tener el software de contabilidad. A menudo, el software complejo que incluye opciones para la gestión de inventario, producción y recursos humanos puede tener muchos subsistemas. Sin embargo, varios tipos son comunes, incluidas las cuentas por pagar y por cobrar, que son dos categorías que tienen muchas empresas. Un sistema de facturación, un sistema de costos de proyectos y sistemas de gastos también son opciones comunes.
Enlace a la estrategia de negocios
Las estrategias comerciales también pueden tener subsistemas, y las empresas a menudo tratan de vincular sus categorías de estrategia con los subsistemas de su software de contabilidad. Por ejemplo, si una empresa crea un nuevo proyecto, también puede querer un nuevo subsistema de categoría de proyecto en su programa para contabilizarlo. Del mismo modo, si una empresa instituyera nuevos controles de inventario para sus bienes, el proceso estaría estrechamente vinculado a una renovación del subsistema de inventario.
Subsistemas opcionales
Muchos subsistemas en el software de contabilidad son opcionales, es decir, no son necesarios para el negocio y no siempre se utilizan. Tienden a ser herramientas adicionales dentro del propio programa que las empresas pueden elegir utilizar para una mayor personalización. Por ejemplo, el proceso para crear nuevos subsistemas en el programa es a menudo un subsistema separado.
