Cuando una empresa paga a un empleado por las horas trabajadas según sea necesario, la empresa tiene un trabajador por día. En lugar de pagar un salario fijo por hora o un salario semanal fijo, la empresa compensa al trabajador por cada día o turno trabajado. Desde un punto de vista fiscal, el IRS trata los salarios diarios como un salario regular.
Deducciones por Salarios Pagados
El IRS considera que los salarios pagados a los empleados por día son gastos comerciales deducibles, al igual que los salarios por hora regulares o los salarios por hora. Sin embargo, el IRS insiste en que todos los salarios deben ser razonables y deben pagarse por los servicios prestados por el empleado. Pagar una tarifa diaria a una persona solo por su disponibilidad, y no por su trabajo, sería un gasto no deducible para el negocio.
Gastos comerciales relacionados
Además de los salarios pagados al empleado por día, una empresa puede deducir beneficios complementarios, como el costo del seguro de salud proporcionado al empleado, así como el pago de vacaciones, premios y bonificaciones. El costo de los uniformes, vehículos, equipos y suministros de oficina proporcionados por la empresa también serían deducciones legítimas. Por otro lado, si un empleado por día proporciona su propia ropa o equipo relacionado con el negocio y no se le reembolsa, puede deducir ese gasto en su declaración individual de impuestos.
Empleados vs. Contratistas
Una empresa debe considerar cuidadosamente si sus trabajadores diarios son contratistas o empleados independientes. El IRS proporciona varias reglas y pautas que rigen esta elección, lo que conlleva importantes implicaciones fiscales. Si bien los salarios, aranceles o comisiones pagados a los contratistas aún son deducibles, el empleador no tiene que retener impuestos sobre la nómina o ingresos y no está sujeto a las reglas ordinarias del salario mínimo o las horas extraordinarias. El dinero pagado a un contratista independiente se informa en un 1099-MISC, no en un W-2, y el contratista es responsable de enviar la información de pago al IRS en su declaración personal.
Per Diem y Per Diem
La confusión puede surgir cuando también se usa el término "viáticos" para el reembolso proporcionado a un empleado por los gastos de comida y alojamiento mientras viaja. El IRS tiene tasas de reembolso estándar por día calculadas para cada región del país; estos no tienen nada que ver con los salarios pagados a un empleado por día. El idioma oficial utilizado en las regulaciones del IRS se refiere al reembolso por día, no a los "empleados por día", que es un uso informal del término.
