Decir adiós nunca es fácil, ya sea que se vaya de una relación personal o profesional. Pero cuando se está separando de sus clientes, sea cual sea el motivo, es importante ser intencional, transparente y discreto al compartir las noticias. Sus clientes han desempeñado un papel importante en su negocio y usted debe tratarlos como tales.
Crear una letra significativa
Escribir cartas de despedida a los clientes no tiene por qué ser complicado. Pero debe hacerse de manera oportuna. Muchos de nosotros corremos a través de los finales por temor a las emociones que surgirán o están mal planeadas o saltadas por completo a medida que avanzamos en nuestra propia dirección. No tiene que ser así. Marque la ocasión y honre el papel que sus clientes han desempeñado en su negocio.
Conozca a su lector
Puede parecer obvio, pero es importante tener claro el motivo de la correspondencia a los clientes. ¿Vas a salir del negocio? ¿Te jubilas? ¿O está eliminando clientes "problemáticos" de su compañía? ¿Tiene una relación más formal con sus clientes o es más informal? Tener en claro a quién se dirige la carta y su relación con ellos lo ayudará a determinar cómo escribir con la voz adecuada para abordar los problemas que se presentan.
Por ejemplo, si está escribiendo cartas de despedida a un grupo de clientes indeseables, puede usar lo que se denomina el enfoque de chivo expiatorio, que le indica a su
Ser sucinto, pero cálido
Lo más probable es que, sea cual sea el motivo, su carta afectará a sus clientes. Cuando estés escribiendo tu carta, piensa en tu mensaje. Use un lenguaje que sea claro y conciso, pero use un tono que sea amigable y accesible. Usted está transmitiendo información a su cliente y es importante ser lo más conciso posible. No se necesitan explicaciones largas con detalles;
No entierres las noticias
En las relaciones profesionales, el primer párrafo de la carta de despedida del cliente debe indicar claramente que la relación con el cliente se está terminando, el plazo y el estado de los servicios acordados en cualquier contrato o acuerdo emitido previamente. Al hacer esto, establece el tono y aclara su correspondencia. Tratar de endulzar la terminación o enterrar las malas noticias solo será confuso para el cliente.
Prepare a sus clientes para el cambio
En los casos en los que se despide de sus clientes porque abandona la empresa, tenga claro lo que sucederá a continuación. Los clientes deben tener un buen entendimiento al final de la carta por qué se va, su calendario y lo que pueden esperar. Siempre incluya una forma para que su cliente se comunique con su compañía y hágales saber los próximos pasos.
Escribir una carta de despedida a su cliente no tiene que ser una experiencia negativa. De hecho, puede aumentar su credibilidad y profesionalidad. Manténgalo simple, conciso y claro, y es probable que sus acciones sean apreciadas.
