Un empleado que se va puede causar una serie de dolores de cabeza a una empresa, incluida una interrupción en el servicio al cliente, la deserción de clientes y una pérdida de ventas. Usar una carta de anuncio para advertir a los clientes sobre la salida del empleado puede ser una estrategia de relaciones públicas positiva y proactiva para ayudarlo a convertir un limón potencial en limonada.
Establezca sus metas para la letra
Decida por qué desea o necesita ponerse en contacto con sus clientes para informarles sobre la partida de un miembro del personal. Use una lista de puntos de bala para ayudarlo a adaptar diferentes letras a las diferentes necesidades de los clientes que contactará. Por ejemplo, es posible que necesite tranquilizar a algunos clientes para que no haya interrupciones en sus entregas o servicio al cliente. Es posible que deba informar a otros clientes que tienen un nuevo contacto en su empresa, quién será esa persona y que el nuevo representante los llamará. Es posible que desee abordar los rumores, informar a los clientes que el empleado saliente tiene una cláusula de no competencia que pretende cumplir, o que el empleado se está yendo en buenos términos.
Hable con el empleado
Reunirse con el empleado para discutir su plan para ponerse en contacto con los clientes. Pídale al empleado consejos para comunicarse con clientes específicos, en función de sus relaciones con ellos, el conocimiento de su historia y sus necesidades, y los pensamientos sobre sus posibles preocupaciones. Pregúntele al empleado si le gustaría que se comunicara el motivo de su partida o si debe dejarlo fuera de la carta. Incluso si se está separando de un empleado en malas condiciones, ninguno de los dos debe quemar puentes y dañar la reputación de nadie en el mercado.
Decidir sobre los destinatarios
Escribe una lista de los destinatarios de la carta, para que puedas adaptar los contenidos a cada uno. Documente los motivos por los que escribe a cada cliente junto al nombre del cliente y tome notas sobre cualquier contenido específico que desee incluir u omitir en la carta de ese cliente.
Escribe el primer borrador
Escriba el primer borrador de la carta, dirigiéndose al cliente por su nombre. Comience por ofrecer una confirmación, por ejemplo, "XYZ Co. siempre se enorgullece de nuestra capacidad para brindar un excelente servicio al cliente a través de nuestro personal capacitado y profesional". Luego, alerte al cliente de que su empleado se está yendo, y por qué, si tiene Decidí incluir esa información. Aborde las inquietudes que pueda tener el cliente y explique cómo las abordará. Introduzca el nuevo contacto del cliente y su información de contacto y asegúrese de incluir cualquier fecha de transición aplicable. Agregue una posdata que indique cualquier información importante que desee destacar, como el hecho de que el nuevo contacto llamará para presentarse esta semana. Termine con una invitación al cliente para que se comunique con usted personalmente si el cliente tiene alguna pregunta.
Finalizar la carta
Haga que sus gerentes clave y el nuevo contacto de cada cliente revisen su borrador de las diferentes cartas que crea para solicitar aportes. Una vez que haya recibido información sobre su primer borrador de la carta de su cliente, cree las copias finales. Deje que los miembros apropiados del personal vean el borrador final antes de que se firme y distribuya.
