Un sistema de contabilidad integrado utiliza software asequible y fácil de usar. Incluso las pequeñas empresas pueden comprar un sistema de este tipo, que incluye muchas funciones y características diseñadas para ser compatibles entre sí. Un sistema integrado a menudo incluye cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos y un módulo de gestión de inventario, todos conectados entre sí y con el libro mayor.
Significado
La característica principal de un sistema de contabilidad integrado es que la información se ingresa una vez y se comparte con otros módulos, incluido el libro mayor. Todas las aplicaciones utilizan y acceden a una única base de datos de información. Este nivel de eficiencia no se puede lograr con un sistema que no esté integrado, donde es posible que se deban ingresar los mismos datos repetidamente en diferentes módulos. Por ejemplo, si utiliza un módulo de cuentas por pagar no integrado, debe ingresar asientos de diario en el libro mayor para reconocer los cambios en efectivo, gastos y cuentas por pagar, una gran carga para cualquier departamento de contabilidad.
Los tipos
Los sistemas integrados pueden diseñarse para industrias específicas, como la fabricación, donde el módulo de contabilidad de costos se integra con el libro mayor y permite una fácil transferencia de información entre los dos programas. A veces los programas se compran por separado, y se integran más tarde. Las grandes empresas a menudo desarrollan sistemas personalizados en la empresa, que son más caros, pero funcionan muy bien con el servicio y soporte al cliente.
Beneficios
El principal beneficio de un sistema contable integrado es el aumento de la eficiencia. Por ejemplo, cuando se realiza una venta, el inventario se reduce automáticamente junto con el reconocimiento de la venta en el libro mayor. No hay necesidad de una intervención manual o un segundo paso en este proceso: todo se realiza al mismo tiempo por el sistema integrado, un nivel de eficiencia solo disponible con este tipo de software.
Consideraciones
Al revisar los sistemas de contabilidad integrados, busque soluciones a largo plazo para su negocio. Por ejemplo, si planea vender en línea o al por menor, asegúrese de que el sistema que seleccione pueda satisfacer estas necesidades más adelante sin mayores problemas. Además, considere los costos a largo plazo de dicho sistema, incluidas las nuevas versiones y la capacitación del personal. Si compra un sistema y no obtiene sus nuevas versiones con nuevas funcionalidades y actualizaciones, es posible que se estén perdiendo oportunidades de eficiencia en su negocio.
