Cuando finaliza un contrato, la cantidad de dinero presupuestado para el contrato debe coincidir con lo que se pagó. En la práctica, puede haber errores, bonificaciones que no se obtuvieron, tarifas retenidas y otros lugares en el presupuesto del contrato donde los libros no se equilibran. La reconciliación de contratos es el proceso de explicar y resolver los problemas financieros: los deberes consisten en encontrar errores, encontrar la causa, calcular el tamaño y descubrir cómo solucionarlos.
Papeleo
La primera tarea para conciliar un contrato es revisar el papeleo, según el Departamento de Defensa. Los deberes de los empleados que trabajan en la conciliación incluyen la comparación del contrato básico, junto con las órdenes de cambio, con los registros de facturación, comprobantes de pago, sistemas contables oficiales y cualquier transacción que ya haya sido procesada. El gobierno federal ha desarrollado sistemas informáticos de reconciliación que permiten al personal de conciliación hacer coincidir la documentación presentada electrónicamente en diferentes departamentos.
Documentación
Puede resultar que falten documentos que imposibiliten la conciliación correcta del contrato. En ese caso, el trabajo del personal es hacer una búsqueda exhaustiva de los registros, en formato electrónico y en papel, para encontrar la documentación. Si no se puede encontrar algún material, entonces el personal debe hacer lo mejor que pueda con la información que tienen.
Discrepancias
El siguiente deber del personal es encontrar las razones de las discrepancias. Las posibles causas incluyen fraude, errores contables, una caída en el costo de los suministros o un contratista que aún no haya devuelto un sobrepago.
Ajustando los libros
Una vez que se encuentran los errores, la tarea final de un trabajo de conciliación de contrato es actualizar las cuentas, ajustándolas cuando se devuelven los pagos en exceso, o para eliminar los errores, o cuando finalmente se envían los comprobantes de pago atrasados.
