En cualquier entorno empresarial, hay una gran diferencia entre simplemente trabajar juntos y colaborar. Sin embargo, crear un entorno de colaboración real puede ser aún más difícil en un lugar de trabajo virtual, especialmente cuando los miembros del equipo no se conocen o tienen diferentes orígenes culturales. A pesar de esto, con un poco de know-how y las herramientas adecuadas, realmente no hay desafío que un equipo virtual no pueda superar.
Crear un entendimiento compartido
Aclare cualquier idea errónea que los miembros del equipo puedan tener sobre qué es la colaboración en línea y qué implica. Esto es especialmente importante con personas que no están acostumbradas a trabajar juntas en línea. El objetivo es reunirse y trabajar juntos en tiempo real, no enviar un aluvión de correos electrónicos, y archivos adjuntos de correo electrónico, de ida y vuelta. Aunque el correo electrónico y otras herramientas asíncronas, que incluyen un espacio de trabajo y un calendario compartidos, las bibliotecas de documentos y los foros de discusión son importantes, un entorno verdaderamente colaborativo requiere interacciones sincrónicas en tiempo real.
Definir roles, no tareas
Defina roles y aclare las expectativas de salida, pero no defina los pasos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto por adelantado. Keith Ferrazzi, autor y director ejecutivo de Ferrazzi Greenlight, una empresa de consultoría y capacitación basada en la investigación, dice que la incertidumbre en las tareas es la clave para trabajar en colaboración en línea. Ferrazzi cita la investigación que encontró que la colaboración en línea aumenta cuando los miembros del equipo tienen roles claramente definidos pero deben trabajar juntos para decidir cómo alcanzar los objetivos del equipo.
Establecer una mentalidad de colaboración
Renuncie y brinde a otros (quienes pueden estar más calificados pero no son el líder del equipo normal) la oportunidad de brindar orientación o dar instrucciones. Cada miembro debe estar dispuesto a sacrificar los intereses personales y hacer lo mejor para el equipo. Ferrazzi sugiere jugar algunos juegos, como una búsqueda del tesoro en línea, basada en equipos o juegos de rol, al inicio de un proyecto, no solo para crear una mentalidad de colaboración, sino también para desarrollar habilidades de liderazgo y trabajo en equipo.
Usa las herramientas adecuadas
El audio y la videoconferencia, las pizarras blancas interactivas, el software de colaboración de documentos y la mensajería instantánea son herramientas vitales para reunirse en tiempo real e interactuar con los miembros del equipo a lo largo del día. Por ejemplo, las pizarras interactivas brindan opciones para dibujar, escribir texto y pegar imágenes, lo que las convierte en una buena opción para el intercambio de ideas y el ajuste de presentaciones. Cuando se combinan con la audioconferencia, los miembros del equipo pueden ver quién participa y hablar entre ellos. Las herramientas de colaboración de documentos permiten la co-autoría en tiempo real y la coedición con una o varias otras personas.
