La diligencia debida es esencialmente una investigación intensa que precede a una transacción o decisión significativa. Por ejemplo, la diligencia debida suele ocurrir cuando está seriamente interesado en comprar una empresa o necesita desarrollar una presentación de ventas para un importante contrato de subcontratación. Si bien el proceso puede llevar mucho tiempo y, a menudo, debe llevarse a cabo detrás del escenario, la información que recopila y describe en un informe de diligencia debida es crucial para tomar una buena decisión o crear una presentación efectiva.
Estructura y enfoque
Al igual que con la mayoría de los otros informes formales, un informe de diligencia debida incluye un objetivo, un resumen ejecutivo, hallazgos clave, una sección de recomendaciones y uno o más apéndices. Sin embargo, lo que distingue un informe de diligencia debida de otros es su propósito, enfoque y grado de información. Una vez que finaliza la fase activa de llevar a cabo la diligencia debida: investigue los hechos, recopile datos sin procesar y realice observaciones en persona, la generación de informes organiza los datos de manera que le permite evaluar la situación existente, identificar riesgos y descubrir problemas que proporcionan un aprovechamiento oportunidades
Formato y Voz
La mayoría de las personas utiliza un informe de diligencia debida como material de referencia tras bambalinas durante las negociaciones de precios o contratos o como fuente de información para crear una presentación de ofertas. Independientemente del propósito, gran parte de lo que incluye en un informe de diligencia debida es información confidencial, por lo que además de escribir para el público objetivo y centrarse en los objetivos, incluya solo la información más relevante o esencial. Use una voz formal y presente los hechos utilizando una redacción objetiva e imparcial e información de informes separados en distintas secciones utilizando letras o números.
Objetivos y resumen ejecutivo
Explique sus razones para realizar la diligencia debida en la sección de objetivos. Aunque el resumen ejecutivo se presenta justo después de los objetivos del informe, y antes del cuerpo, escriba el resumen en último lugar. El motivo es que los lectores, en su mayoría ejecutivos de empresas, interesados en esta sección, pueden no tomarse el tiempo para leer el informe completo. Debe estructurar el resumen ejecutivo para que se vea como un informe en miniatura, pero al mismo tiempo mantenga su longitud proporcional al resto del informe.
Hallazgos clave y recomendaciones
Michael Sisco, escritor y consultor independiente de TI, dice en un artículo en el sitio web de TechRepublic que los hallazgos clave deben centrarse en los elementos que afectan el precio o las operaciones en curso de la empresa. Por ejemplo, si está escribiendo un informe de diligencia debida para usarlo en una presentación de un contrato de subcontratación, incluya problemas que respalden su precio y posición, como desgloses de procesos operativos que resaltan los problemas de productividad y rendimiento. Además, incluya ratios de costos que revelan cuánto está gastando actualmente la empresa para operar un servicio interno, e identifique riesgos como la necesidad de invertir aún más dinero para actualizar o reemplazar equipos antiguos o obsoletos. Resalte las oportunidades de aprovechamiento en la sección de recomendaciones. Incluya los costos de implementación, proporcione un índice de retorno de inversión y un marco de tiempo para obtener ahorros o beneficios para cada oportunidad.
