Una respuesta efectiva a una carta que solicita información le brinda al cliente la información solicitada de inmediato, evitando la redacción o el relleno innecesario. Responder a las solicitudes de información de los clientes de manera oportuna aumenta la credibilidad de su empresa.
Apertura
Inserte el nombre del cliente y la información de contacto en la esquina superior izquierda de la carta, en formato estándar de escritura de cartas. Por ejemplo:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Debajo de la dirección del cliente, inserte la fecha en que está redactando la carta.
Use el nombre del cliente para personalizar la letra en lugar del genérico "Estimado cliente". La primera línea después del saludo debe informarle que la carta es en realidad una respuesta a su solicitud de información: "Estimado John: En respuesta a su solicitud de información …"
Cuerpo de la letra
Tenga la carta del cliente frente a usted al redactar su respuesta. Lea la carta nuevamente para asegurarse de que entiende claramente la información que está solicitando. Si el cliente quiere más de una pieza de información, resaltar los diversos elementos para asegurarse de no dejar ninguna información fuera Luego en el cuerpo de la carta, dirija cada elemento en formato de lista. Si corresponde, use los elementos de formato de lista de puntos o viñetas que se proporcionan en su programa de software.
Clausura
Invita al cliente a actuar. Según la información que proporcionó y reincorpore a su negocio, aconseja Cynthia Perun en Emprendedor. Si puede ayudar al cliente a realizar un pedido en línea desde la ubicación de su empresa, por ejemplo, invítelo a que vaya a la tienda para hacerlo. Incluya el número de teléfono de su empresa, la dirección de correo electrónico y la dirección del sitio web. Está bien repetir esta información en el cierre de la carta e invitar al cliente a que se comunique con usted si necesita información de seguimiento.
Consejos
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Tipografías y errores gramaticales. reflexionar mal en su negocio. Antes de enviar cualquier correspondencia a los clientes, incluidas las respuestas a las solicitudes de información, haga que su asistente administrativa o un compañero de trabajo corrijan las cartas al menos dos veces.
