Las recepcionistas suelen ser las primeras personas que se ven al ingresar a una oficina, lo que las convierte en una representación importante de las empresas para las que trabajan y los demás profesionales de la oficina. La observación de la etiqueta comercial es una parte importante del trabajo de una recepcionista, pero las opiniones diversas y cambiantes de lo que constituye una buena conducta hacen que sea difícil para una recepcionista o un supervisor determinar el comportamiento apropiado.
Significado
La importancia de una recepcionista como la persona que da una primera impresión a las personas que llaman y los visitantes es difícil de exagerar. Una recepcionista con malos modales establece un tono negativo antes de una reunión y no inspira confianza en los clientes potenciales. Por otro lado, una recepcionista que observa la etiqueta comercial da un fuerte sentido de profesionalidad y eficiencia. Esto no solo mejora la imagen de la empresa para los forasteros sino que también ayuda a otros trabajadores a sentir que su oficina es un lugar profesional para trabajar.
Los tipos
Los recepcionistas representan a sus empleadores de diversas maneras. Responder a las llamadas telefónicas y saludar a los visitantes son dos de las tareas más comunes para los recepcionistas, y ambos requieren la etiqueta adecuada. La política de la compañía puede requerir que los recepcionistas utilicen un guión telefónico predeterminado al recibir llamadas y comunicarse con diferentes tipos de clientes. En otros casos, los recepcionistas pueden usar su propio criterio para manejar cada interacción con un nivel de formalidad y profesionalidad diferente, aunque sea apropiado. Las personas que trabajan en la oficina a veces pasan reglas adicionales a una recepcionista, como cuándo y cómo la recepcionista puede comunicarse con ellos.
Formación
Si bien algunas oficinas requieren que los recepcionistas tengan un título de preparatoria o universidad, gran parte de la capacitación de etiqueta de un recepcionista ocurre en el trabajo. Los recepcionistas pueden comenzar a trabajar en una oficina con una posición que no requiera interacción, como un trabajo de entrada de datos o un asistente de oficina. Una atención a las políticas de la compañía y cómo se comportan los recepcionistas podría calificar a los nuevos empleados para un puesto de recepcionista por primera vez, lo que generará experiencia que puede ser útil en la búsqueda de otros trabajos de recepcionista.
Consideraciones
Cada industria y oficina tiene sus propias reglas para la etiqueta de una recepcionista. Algunas oficinas requieren un modo formal de vestir y hablar. Otros imponen una forma más informal de etiqueta para que los clientes se sientan relajados y bienvenidos. La comunicación entre una nueva recepcionista y los supervisores es esencial para que todos sepan lo que se espera. Como recepcionista, si no está seguro de la etiqueta para una situación particular, discúlpese cortésmente y pregúntele a un supervisor o recepcionista principal cómo debe responder.
Consejos
A pesar de que cada oficina es diferente, los recepcionistas todavía pueden beneficiarse de algunos de los mismos consejos. La multitarea es esencial para un buen desempeño laboral, pero cuando alguien ingresa a la oficina es importante brindarle toda su atención. Esto significa poner las llamadas en espera o completarlas rápidamente, colocar papeles y hacer contacto visual directo. El espacio de trabajo de una recepcionista debe estar libre de desorden para proyectar un comportamiento más profesional y también para facilitar las tareas simples como encontrar información y ofrecer a alguien un bolígrafo para completar un formulario. Finalmente, cuando guíe a alguien a una oficina, la recepcionista siempre debe tomar la iniciativa para asegurarle al huésped que su presencia está permitida y para evitarle la vergüenza de no saber a dónde ir.
