Muchas personas piensan que una recepcionista y una secretaria tienen el mismo trabajo, las mismas responsabilidades y los dos títulos de trabajo son intercambiables. La razón por la cual las personas sostienen este supuesto es porque tanto las secretarias como las recepcionistas a menudo contestan los teléfonos y realizan tareas administrativas. Los dos trabajos son completamente diferentes porque una secretaria y una recepcionista tienen diferentes roles y requisitos.
Secretario
Los deberes de un secretario varían según el tipo de secretario y el tamaño de la organización. Las tendencias de negocios han cambiado con los avances tecnológicos. En el pasado, cada gerente tenía su propia secretaria. Debido al correo electrónico y al correo de voz automatizado, una secretaria puede trabajar para varios gerentes. En una pequeña empresa, puede haber una secretaria para todos los gerentes. Ella se encarga de todo el correo, programa citas, ordena suministros y contesta el teléfono. Si la secretaria trabaja solo para uno o dos gerentes, a menudo se le asignan tareas adicionales similares a las de un administrador. Por ejemplo, una secretaria de recursos humanos podría verificar las referencias. Por lo general, una secretaria debe tener al menos un diploma de escuela secundaria, y muchas oficinas prefieren contratar a quienes tienen un título en artes liberales, capacitación de secretaría o un título o certificación de una escuela de apoyo administrativo. Una secretaria también debe tener una velocidad de escritura rápida, conocimiento de computadoras y habilidades de comunicación y personal, informa la Universidad Estatal.
Recepcionistas
Una recepcionista es a quién ves primero cuando entras en la puerta de un negocio. La recepcionista recibe a los visitantes, contesta el teléfono, escribe cartas y documentos y mantiene el área de recepción limpia durante la jornada laboral. Una recepcionista también puede registrar a los visitantes dentro y fuera de un negocio, ordenar el correo, mantener un registro de asistencia de los empleados y corregir cartas, informes y correos electrónicos. Un diploma de escuela secundaria es generalmente preferido. Pero, si usted es inteligente y tiene un comportamiento y apariencia amistosos, los empleadores a menudo valoran esas cualidades sobre la educación formal. Algunas compañías ofrecen capacitación en el trabajo a los recepcionistas, de acuerdo con la Universidad Estatal.
Diferencias en la responsabilidad laboral
Parte de las responsabilidades de una recepcionista es saludar a los visitantes de la compañía; Una secretaria no suele ser responsable de saludar a los visitantes. Una secretaria puede recibir a los visitantes, pero solo si visitan a uno de los gerentes en particular para quienes trabaja la secretaria. El secretario trabaja específicamente para uno o más gerentes. La recepcionista representa a toda la compañía y no trabaja específicamente con nadie. Una secretaria podría tener responsabilidades adicionales, como programar citas, ordenar suministros, hacer arreglos de viaje y manejar el dinero para gastos menores. También puede tener responsabilidades adicionales dependiendo de su tipo, tales como legales, financieras o de marketing. Las responsabilidades de una recepcionista son generales: saludar, contestar teléfonos, clasificar el correo y otras responsabilidades pequeñas según lo determine la compañía, de acuerdo con la Universidad Estatal.
Otras diferencias
El escritorio de la recepcionista a menudo se encuentra en el área más visible de la empresa. Ella es la primera persona que ves cuando entras en la empresa. La oficina o área de la secretaria a menudo se encuentra cerca de los gerentes para los que trabaja. Además, generalmente se requiere que una secretaria tenga al menos un diploma de escuela secundaria e incluso una certificación o título universitario. Para una recepcionista, se prefiere un diploma de escuela secundaria pero no siempre se requiere. A partir de 2009, el salario promedio anual de los recepcionistas y empleados de información fue de $ 26,010, el salario promedio anual de los secretarios de nivel inferior fue de $ 31,060 y el salario promedio anual de los secretarios ejecutivos y asistentes administrativos fue de $ 44,010, según la Oficina de Estadísticas Laborales.
