Ya sea que posea una propiedad de alquiler o varias, es importante mantener todo el papeleo asociado con las propiedades organizadas. Necesita un acceso fácil a los contratos de arrendamiento y cualquier adenda a ellos si surgen las preguntas del inquilino, y debe conservar todas las solicitudes de alquiler en caso de que un solicitante denegado presente un reclamo futuro en su contra. Además, y quizás lo más importante, puede deducir los gastos de su impuesto a la renta solo cuando puede probarlos a través de sus registros. El papeleo necesario para los impuestos es el más difícil de mantener organizado porque hay mucho de eso.
Lo que debes guardar
Siempre guarde una copia del contrato de arrendamiento, cualquier adenda al contrato de arrendamiento y todas las solicitudes de alquiler de posibles inquilinos en un lugar seguro. Una buena idea es crear un archivo para cada propiedad de alquiler. Mantenga los archivos en un archivador. También necesita pruebas sobre si ganó o perdió dinero en la propiedad de alquiler cada año y cuánto. Para ello, haga una lista de sus ingresos por alquiler y reste los gastos. Los cheques cancelados, los resúmenes bancarios que muestran el depósito directo o los recibos que usted escribe si acepta efectivo, todo ello constituye un ingreso de alquiler. Sus recibos de todo lo que gaste en la casa para reparaciones, seguros, impuestos y cualquier otra cosa, como el servicio de termitas y basura, sirven como prueba de sus gastos. Debe mantener registros separados de ingresos y gastos para cada propiedad de alquiler que posea.
Rastro de papel
No hay nada de malo en mantener los registros a la antigua usanza anotando sus ingresos y gastos en una libreta o libro de contabilidad y guardando los documentos de ingresos y recibos de gastos en una caja de almacenamiento o en un compartimento en su libreta. Este método es aceptable para el Servicio de Impuestos Internos, según el sitio web de asesoría legal Nolo. Es una buena idea anotar en el recibo de qué se trataba si esta información aún no figura en el recibo. El método en papel puede ser la forma más sencilla de mantener registros, especialmente si así es como siempre has hecho las cosas. Simplemente enumere una columna de ingresos y una columna de gastos para cada mes para ver cómo le va a fin de año. Divida los gastos que podría pagar una vez al año, como el impuesto a la propiedad, por 12 para obtener una verdadera cuenta mensual.
Métodos electrónicos
Muchos programas de computadora están disponibles para ayudarlo con su registro. El software de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 y Ability Office, puede hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos. Usted crearía una hoja de cálculo separada para cada propiedad de alquiler.Pero aún tendría que guardar copias en papel de sus ingresos y recibos de gastos en caso de que el IRS lo audite. Las otras opciones para guardar recibos son usar un servicio de almacenamiento de Internet al que pueda cargar sus recibos, como Shoeboxed, o usar una versión para el hogar, como NeatReceipts, para guardar recibos digitales en su hogar. Una vez al mes, mire sus recibos de ingresos y gastos, e ingrese los datos en la hoja de cálculo.
Software de gestión de la propiedad
Los propietarios también pueden usar el software de administración de propiedades para mantener organizados los papeles de las propiedades de alquiler. Quicken, por ejemplo, tiene un software que organiza todo el papeleo para usted. También ayuda a encontrar todas sus deducciones de impuestos, le da un lugar para registrar cargos por pagos atrasados o pagos parciales y le permite comparar los estados de sus propiedades de alquiler. El software de administración de propiedades generalmente tiene muchas características avanzadas que los propietarios con una o dos propiedades podrían no necesitar. Los propietarios con más de 10 propiedades a menudo los encuentran útiles, según Nolo.
