Mientras que las empresas de casi cualquier tamaño pueden usar un sistema empresarial, en la mayoría de los casos una empresa se refiere a una organización de 500 o más computadoras conectadas a la misma red. Independientemente del tamaño de la empresa, todos los sistemas empresariales empresariales tienen una cosa en común: reducen el esfuerzo requerido por los gerentes y los empleados para administrar la información. Los sistemas empresariales integran la información y los procesos utilizados en toda la organización y, idealmente, los hacen accesibles desde un solo lugar.
Tres tipos diferentes de sistemas empresariales están disponibles hoy:
- ERP: Planificación de recursos empresariales
- CRM: Customer Relationship Management
- SCM: Supply Chain Management
Entendiendo una plataforma de software empresarial
Cualquier persona con una computadora o un teléfono móvil ya está familiarizado con dos tipos de software: sistemas operativos y aplicaciones. Los sistemas operativos, como Microsoft Windows, Linux, Android y Apple iOS, acceden al hardware y proporcionan una plataforma en la que se pueden ejecutar las aplicaciones. Las aplicaciones o aplicaciones, son el software que usas para jugar y hacer tu trabajo.
En un entorno empresarial, las computadoras generalmente están conectadas en una red a través de una o más computadoras poderosas llamadas servidores. El servidor puede estar ubicado en su oficina, o puede estar en otro lugar, al que puede acceder a través de Internet. Las aplicaciones que se encuentran en el servidor, que todas las personas de la empresa pueden usar al mismo tiempo, se denominan software empresarial. Una empresa puede usar software empresarial para hacer cosas como realizar un seguimiento de inventario, administrar ventas y pagos y almacenar información de clientes y registros de empleados.
Consejos
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Cuando las personas hablan de la nube, se refieren a un servidor o un grupo de servidores a los que se accede a través de Internet.
ERP: Sistemas de planificación de recursos empresariales
Cuando tiene varias funciones empresariales a las que desea acceder en un sistema empresarial, un paquete de software ERP a menudo tiene más sentido.Al igual que Microsoft integra sus aplicaciones de escritorio como Word, Excel y Powerpoint en un solo paquete, que puede funcionar en conjunto, el software ERP agrupa las aplicaciones empresariales en un paquete que también puede funcionar en conjunto. Estas aplicaciones, generalmente llamadas módulos, se pueden comprar en paquetes y luego, a medida que necesite más funcionalidad, se pueden agregar módulos adicionales.
Los sistemas ERP generalmente pueden incorporar los sistemas de gestión de la relación con el cliente y la cadena de suministro en sus módulos.
CRM: sistemas de gestión de relaciones con los clientes
El software de CRM es similar a ERP, pero como su nombre lo indica, se centra en los datos del cliente. Es la más utilizada para ventas, servicio al cliente y marketing. Cualquier detalle sobre sus clientes puede ingresarse en el sistema CRM, que está disponible para cualquier otra persona en su negocio. La información de contacto personal para diferentes personas en la organización del cliente se puede almacenar, así como el historial de compras, quejas y devoluciones. Una vez que se ingresan estos datos, se puede usar el sistema CRM para pronosticar las ventas y ayudarlo a identificar las oportunidades de marketing.
CSM: sistemas de gestión de la cadena de suministro
El software CSM gira en torno a los recursos y la logística necesarios para hacer llegar los productos a sus clientes. Una cadena de suministro común incluiría el abastecimiento de materias primas de los proveedores, el pedido y el seguimiento de los envíos, luego el seguimiento de los artículos que se producen a través del proceso de fabricación, el almacenamiento en un almacén y luego el envío a los clientes. Optimizado adecuadamente, un sistema CSM podría realizar pedidos automáticamente a los proveedores antes de que se necesiten las materias primas, así como hacer un seguimiento de la eficiencia de cada departamento cuando se fabrica.
Explorando diferentes tipos de módulos de ERP
Los diferentes módulos pueden acceder a esos datos y presentarlos a los empleados según sea necesario. Sin tal sistema, un departamento de contabilidad puede usar un sistema, el departamento de ventas otro sistema, mientras que el almacén usa un tercer sistema. La información de cada departamento permanecería en su propio silo, inaccesible para los otros departamentos.
Supongamos, por ejemplo, que usted era dueño de una compañía que hacía botas de lluvia. Sin un sistema empresarial, cada departamento se ejecutaría de forma independiente. Si el departamento de ventas obtuvo un nuevo cliente, tendrían que ponerse en contacto con el departamento de contabilidad para configurar y aprobar el crédito del cliente. Una vez aprobado, el departamento de contabilidad tendría que notificar al departamento de ventas que se podría procesar el primer pedido. Entonces, alguien tendría que coordinar con el almacén y el departamento de producción, mientras que el departamento de compras y los departamentos de recursos humanos tendrían que incorporarse para asegurarse de que hubiera suficientes suministros y trabajadores para procesar el pedido. Cada uno de estos pasos implicaría correos electrónicos y llamadas telefónicas en toda la empresa, así como al cliente hasta que se envíe el pedido.
Usando un sistema empresarial, a través de varios módulos, todo esto se podría hacer automáticamente y gran parte de él sin ninguna interacción humana, lo que acelera el proceso y reduce el error humano.
Módulo de ventas: Su representante de ventas obtiene un nuevo cliente, una cadena de ropa minorista ubicada en Canadá, que desea comprar 1,000 botas del mismo diseño y diferentes tamaños. Ella ingresa la información del cliente en el módulo de ventas.
Módulo de contabilidad: El departamento de contabilidad recibe una notificación de que se ha agregado un nuevo cliente. Verifican la información del cliente y realizan una verificación de crédito. Una vez que se aprueba el pedido del cliente, el representante de ventas obtiene la confirmación, incluido el precio de venta y el descuento al cliente.
Módulo de inventario: Cuando el representante de ventas está confirmando el pedido, el sistema le dice que hay 200 de estas botas en stock, que se pueden enviar de inmediato. Las botas restantes deben fabricarse y pueden enviarse en dos semanas.
Módulo de producción: Una vez que se confirma el pedido, se notifica al gerente de producción que necesita que se hagan 800 botas de los tamaños requeridos.
Módulo de Recursos Humanos: Con el último pedido, se notifica a los recursos humanos que han alcanzado un nuevo umbral y, según el pronóstico de ventas actualizado para el trimestre, se deben contratar dos empleados más.
Módulo de compras: Los nuevos pedidos de botas inician automáticamente un pedido al fabricante de caucho de la empresa para mantener el stock en su umbral mínimo.
Módulo de seguimiento de pedidos: El nuevo cliente canadiense puede iniciar sesión en el sitio web de su empresa para ver cuándo se enviará el pedido. El sistema también muestra otros productos que minoristas similares han pedido en el último mes.
Módulo de Apoyo a la Decisión: Usted ve que los pedidos a Canadá han estado en auge, brindándole los datos que necesita para decidir si contratar o no a un representante de ventas para ese país. Al observar los estilos específicos que se venden allí, se da cuenta de que puede haber mercados para botas de estilo similar para este nuevo mercado.
Beneficios y fallos de los sistemas empresariales
La selección del software empresarial adecuado puede mejorar la productividad, disminuir los costos, aumentar las ventas y hacer que las decisiones de administración sean mucho más eficientes. En una era de comercio global, si sus competidores ya están utilizando soluciones empresariales para optimizar su flujo de información, no tener una plataforma empresarial podría hacerlo menos competitivo y poner en riesgo su negocio.
Por otro lado, adoptar una solución empresarial es muy parecido a poner todos sus huevos de datos en una canasta. Un problema con la instalación podría paralizar todos los departamentos. En una encuesta de 2015, el 21 por ciento de los encuestados describió el lanzamiento de su solución ERP como un fracaso. Los problemas pueden incluir:
- Capacitación inadecuada del personal para operar el nuevo sistema.
- No entender los requisitos del personal.
- Configurando incorrectamente los datos requeridos para que el sistema acceda.
- Falla en proteger los datos confidenciales para que no sean accedidos por hackers.
Mientras que algunos problemas pueden causar dolores de cabeza por unas pocas semanas, otros pueden durar varios años. Históricamente, se sabe que las implementaciones empresariales deficientes derribaron corporaciones de miles de millones de dólares. Un estudio de caso clásico en una mala implementación de ERP una vez causó que Hershey no llevara el chocolate al mercado minorista a tiempo para Halloween, lo que provocó que los precios de sus acciones cayeran drásticamente. En los últimos años, la entrada fallida de Target en Canadá también fue atribuida a una implementación de ERP mal organizada.
