No necesita una oficina ecológica para ahorrar tiempo, energía y recursos en las comunicaciones de su empresa. Asegúrese de que dos personas reciban el mismo mensaje de la manera más eficiente al abordar ambos en la misma carta comercial.
Cuando tienes dos destinatarios
Imagina que tienes una entrevista para el trabajo de tus sueños. Cuando ingresas a la oficina del gerente de contratación, descubres que tu entrevista es con dos gerentes, no con uno. Dirigir solo una carta de agradecimiento posterior a la entrevista a ambos gerentes es mucho más fácil que construir dos cartas separadas. En este caso, ambos gerentes de contratación reciben el mismo mensaje: que usted está interesado en el trabajo y que aprecia su tiempo. En otro caso, es posible que desee enviar una carta comercial a dos personas que se encuentran en ubicaciones diferentes y esto es perfectamente aceptable, e incluso preferible, cuando desea transmitir un mensaje idéntico a los dos destinatarios.
El formato
El formato de su carta de negocios para dos personas es el mismo que para una persona. La línea superior debe contener la fecha, luego dos líneas abajo son su nombre y dirección de retorno. Omita otras dos líneas y use una línea cada una para el nombre y el título del destinatario, la dirección y el número de la suite, seguidos de la ciudad, el estado y el código postal. Cuando agregue otra persona, comience la información del segundo destinatario dos líneas hacia abajo desde el primer destinatario. Siempre verifique dos veces la ortografía, el título y la dirección postal de cada destinatario; si tiene que hacerlo, pídale a la recepcionista la información correcta. Muchas empresas tienen direcciones de correo específicas que pueden diferir de la ubicación física de la empresa.
La orden adecuada
Cuando está escribiendo una carta comercial a dos personas, siga el mismo protocolo para las presentaciones comerciales. Es fácil enumerar los destinatarios si escribe al CEO y al gerente de departamento: el nombre y la dirección de correo del CEO deben aparecer primero, según la jerarquía organizacional. Si no conoce sus posiciones respectivas, haga una lista de los nombres en orden alfabético, usando el apellido de la persona.
El saludo
Escribir una carta comercial requiere un tono formal, como "Estimado Sr. Smith" o "Estimada Sra. Jones". Cuando le escribe a dos hombres, use la forma plural de Sr., que es Señor. Por ejemplo, comience su carta con "Estimados Sr. Smith y Jackson". Cuida tu puntuación, también. Un colon después del saludo es formal y una coma es informal. Por supuesto, si tiene un primer nombre con ambos destinatarios, use "Queridos Sue y John", con una coma.
Saludos cordiales o atentos?
El cierre que elija para su carta comercial a dos personas también puede depender de la relación que tenga con ambos y del tipo de negocio. "Atentamente", "Atentamente" e incluso "Saludos cordiales" son formas profesionales de cerrar su carta, pero "Atentamente", es ampliamente aceptado como un cierre estándar y adecuado. Un cierre militar común es "Muy respetuosamente", pero si está escribiendo una carta de agradecimiento posterior a la entrevista, "Gracias por su consideración", agrega un bonito toque.
