A menudo, en los negocios es necesario enviar un importante comunicado de la empresa a un grupo de personas, informándoles de los cambios o revisiones de las políticas y procedimientos de la empresa. Si esas personas pertenecen a un grupo formal, hay varias opciones para enviarles una carta.
Dirigiéndose a un grupo en una carta
Utilice el nombre oficial designado para el grupo si el grupo está organizado y reconocido formalmente por ese nombre. Si el grupo es Hijas de la Revolución Americana, por ejemplo, es perfectamente correcto enviar la carta al grupo utilizando "Estimadas Hijas de la Revolución Americana". Esta es la forma más formal de reconocer que la información que figura en la carta es para el consumo del grupo completo. Sin embargo, es dudoso que la carta en sí se comparta con el grupo en su conjunto, sino con sus funcionarios y gerentes.
También es aceptable dirigirse al grupo por su título colectivo, renunciando a la designación "Estimado". Puede comenzar una carta con "A todos los gerentes de cuentas" o "A los supervisores de turno nocturno".
Si el grupo es uno en el que le gustaría dirigirse a una persona cuyo título y nombre son desconocidos, es apropiado usar el saludo "A quien corresponda". Si bien esta frase asume que está dirigida a una persona, es apropiado para usar cuando se dirige a un grupo. Este saludo, si bien es correcto y apropiado, carece de la autoridad que proviene de abordar una carta importante con el nombre y el título de la persona de contacto correcta.
Use una designación simple como "Distribución" o incluso "Ver Distribución" en el campo "Para" de un memorando de negocios, especialmente si la letra es interna. Los nombres de todos los individuos en la lista de distribución se deben divulgar completamente en la carta, generalmente como parte de la sección del pie de página. Esta lista puede organizarse alfabéticamente o por jerarquía de organización con los nombres de los gerentes principales en primer lugar en orden de clasificación, seguido de una lista alfabética de todos los subordinados.
Indique los nombres, títulos y direcciones de todas las partes involucradas si el grupo es pequeño y no está conectado por asociación con una sola compañía. Este método es uno de conveniencia para los destinatarios de la carta, a quienes se les proporciona una guía de referencia práctica para todas las partes en un solo comunicado.
