En comparación con el envío de faxes, el envío por correo electrónico es un método más conveniente para obtener información de un punto a otro.Pero todavía no debe eliminar la máquina de fax como una herramienta de oficina esencial. Claro, hay una máquina atascada ocasional, una señal de ocupado y una página faltante, pero las máquinas de fax valen la pena y tienen ventajas: se pueden enviar documentos más grandes, algunas personas los ven como una forma más profesional de comunicación comercial, y las firmas firmadas en los faxes son legítimas.
Escriba el nombre del destinatario y el remitente del fax en las secciones Para y De de la portada del fax.
Escriba sus números de teléfono y fax en los números correspondientes de Fax y Teléfono. campos. Esto es útil en caso de que el destinatario deba llamar o enviar un fax.
Inserte el número total de páginas incluidas en el fax, incluida la portada en el Número total. de páginas o no. sección de la portada. Esto le indica al destinatario cuántas páginas debe esperar recibir en el fax.
Escriba de una a tres palabras que describan el propósito del fax en la sección RE de la portada. Incluya un número de referencia si corresponde.
Complete la casilla correspondiente o marque con un círculo la descripción de la palabra apropiada que indique la urgencia del fax o sus deseos de respuesta del destinatario.
La mayoría de los faxes incluyen descriptores de respuesta, tales como: Para revisión (no se requiere acción), Por favor comente (se requiere respuesta), Urgente (maneja de inmediato), Confidencial (solo para ciertos ojos) o Por favor responda (se requiere respuesta).
Escriba las notas o instrucciones adicionales que le gustaría que el destinatario leyese o tenga en cuenta en la sección inferior en blanco (Comentarios) de la hoja de cubierta del fax.
Inserte la fecha en que está enviando el fax en la parte superior de la hoja, después de revisar el fax y asegurarse de que todas las secciones relevantes de la portada estén completas.
Consejos
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Imprima de forma clara y legible para asegurarse de que la portada sea legible.
Utilice tinta azul o negra en caso de que se escanee o fotocopie la portada.
Advertencia
Evite enviar información confidencial por fax. No hay forma de saber quién está en el otro extremo.
