No sería el primer profesional de negocios en reflexionar sobre la mejor manera de manejar una transmisión de fax confidencial. Etiquételo como "confidencial" y podría, sin saberlo, invitar a la curiosidad y la invasión de la privacidad de alguien. Sáltate y las consecuencias podrían ser aún peores. Trate ambos asuntos etiquetando de manera prominente su fax como "confidencial" en la portada del fax. Luego inserte algunos dientes en la advertencia de desconexión de ojos escribiendo un mensaje confidencial al pie de página en la parte inferior de la hoja.
Cree un nuevo documento en su programa de procesamiento de textos con márgenes de 1 pulgada. Inserte el logotipo de su empresa, si corresponde, en la parte superior de la página.
Centre la palabra "Confidencial" en negrita en la parte superior de la página. Poner en mayúscula las letras para dar énfasis. Debajo y centrado, coloque las palabras "Fax", "Hoja de portada de fax" o "Transmisión de fax" para un reconocimiento rápido.
Escriba “Fecha:” “Hora:” y “Número de páginas, incluida la portada:” en el lado izquierdo de la portada. Espacie dos veces y escriba "Destinatario:" "Número de fax:" y "Número de teléfono:" en líneas separadas. Espacie dos veces de nuevo y escriba: "Remitente:" "Número de fax:" y "Número de teléfono:" en líneas separadas. Incluir números de fax y teléfono es una forma inteligente de cubrir sus bases, especialmente si el fax se pierde, se extravía o nunca llega. Si un número es incorrecto o si se transponen dos, puede corregir el error en futuras transmisiones de fax.
Personalice la portada de su fax con una sección que se adapte a sus necesidades comerciales. Por ejemplo, si envía regularmente faxes a la misma persona o departamento, puede hacer una casilla con el título "Información de enrutamiento" o "Próximos pasos". O bien, mantenga sus opciones abiertas creando una sección de "Comentarios" para que pueda -escriba una nota o instrucciones tales como, "Por favor, llámeme inmediatamente para verificar la recepción de este fax".
Escriba un mensaje de pie de página en la parte inferior de la portada del fax. Similar a una advertencia confidencial que ve en algunos correos electrónicos, este mensaje debe transmitir que el fax: es confidencial; está destinado sólo para el destinatario; y contiene información cuya "divulgación, copia, uso o distribución" está prohibida. También debe solicitar que el remitente sea notificado de un recibo erróneo, otra buena razón para proporcionar un número de teléfono en la parte superior de la hoja de portada de un fax.
