Un sobrepago a un empleado es generalmente el resultado de un error de cálculo de nómina. Como empleador, puede ocurrir un sobrepago si le paga al empleado más horas o salario del que tiene derecho o si no hace una deducción obligatoria o voluntaria. En cualquier caso, puedes arreglar la situación.
Consultar ley estatal
En el momento en que descubra el error, consulte con el departamento de trabajo del estado sobre los procedimientos para cobrar los salarios pagados en exceso. Muchos estados le permiten hacer tales deducciones a través de la deducción de nómina. Dependiendo de la cantidad adeudada, puede retener el pago de una serie de cheques de pago como suma global. La ley estatal generalmente limita la cantidad que puede retener dentro de un período de pago. Tenga en cuenta que, además de las deducciones obligatorias, es posible que el estado no le permita realizar ninguna deducción del pago de un empleado sin su consentimiento por escrito. Además, el estado puede prohibirle que haga la deducción si causa que los ingresos del empleado caigan por debajo del salario mínimo requerido.
Notificación de reembolso
Recolectar el reembolso a través de la deducción de la nómina puede ser conveniente para el empleado, especialmente si cometió el error y el empleado ya pagó el sobrepago. Si descubre el error poco después de pagarle al empleado y lo notifica de inmediato, es posible que el empleado pueda pagar el sobrepago de inmediato. Si está cobrando el sobrepago a través de la deducción de nómina, notifique al empleado la situación por escrito e incluya los detalles del sobrepago, como cuándo se produjo el sobrepago, la cantidad, cuándo ocurrirá cada deducción de nómina y las cantidades de la deducción. Déle al empleado otras opciones de métodos de pago, como cheques personales, giros postales o dinero en efectivo. Si se necesita el consentimiento por escrito del empleado para hacer la deducción y el empleado se niega, puede intentar recuperar el sobrepago mediante la presentación de una demanda en el tribunal contra el empleado.
Ajustes de nómina
Cuando cobra el sobrepago, también debe ajustar los registros de nómina del empleado en consecuencia. Por ejemplo, si pagó en exceso el salario en $ 200 por un período de pago en particular, haga el ajuste como negativo para que se retire de las ganancias anuales del empleado y su W-2 sea correcto para fines fiscales. Cuando pagó en exceso al empleado, los impuestos y las deducciones asociadas con el monto pagado en exceso también se eliminan de su paga. El software de nómina ajusta automáticamente los registros de nómina del empleado cuando ingresa el sobrepago como negativo. Si no usa el software de nómina, calcule manualmente la diferencia entre sus deducciones originales y lo que deberían haber sido. La diferencia es el monto de las deducciones pagadas en exceso. Cuando usted resta el salario pagado en exceso del salario del empleado, reduce su ingreso total y ajusta sus deducciones al reducir las cantidades. Si el sobrepago se debe a una deducción que no se tomó en absoluto, ajuste la deducción como positiva para que se deduzca de sus ingresos.
Sobrepago de impuestos de desempleo
Se requiere que pague el impuesto federal de desempleo y el impuesto estatal de desempleo hasta una cierta cantidad cada año en todos los empleados a los que paga salarios. Cuando paga en exceso a un empleado y no ha alcanzado el límite de salario anual, puede resultar en que pague en exceso los impuestos federales y estatales por desempleo. En este caso, informe el sobrepago del impuesto federal de desempleo al Servicio de Impuestos Internos y el sobrepago del impuesto estatal de desempleo a la agencia estatal administradora para que pueda recibir crédito por el sobrepago.
