Es fácil para una empresa sentirse abrumada con el inventario, especialmente cuando recién comienza. Un error que cometen muchas empresas es pedir una gran cantidad de productos a la vez sin primero establecer un sistema de administración de inventario y configurar un espacio de almacenamiento que pueda manejar los problemas de almacenamiento en los próximos meses y años. Si descubre que su negocio crece y el espacio de su almacén se está reduciendo, tendrá que gastar el dinero para transportar todo el inventario a otra ubicación o alquilar espacio adicional, lo que complicará su sistema de inventario. Este artículo explica cómo administrar el inventario y los suministros para organizaciones grandes y pequeñas.
Gestión de inventario para grandes organizaciones.
Si es un negocio nuevo, establezca proyecciones para el lugar donde cree que estará su empresa en 1 año, 3 años, 5 años y más. Alinee esas proyecciones con la cantidad de inventario que estima que estará disponible en cada una de esas fechas clave. Alquile o compre un espacio de almacén que satisfaga sus necesidades durante al menos los primeros 5 años.
Asegúrese de mantener su inventario en un lugar fresco y templado al que pueda acceder fácilmente con un carrito o carretilla elevadora (según el tamaño de su almacén e inventario). Mantenga los suministros para su empresa en una ubicación separada que sea más fácilmente accesible para los empleados de la empresa. Desea mover órdenes específicas de inmediato a los departamentos correspondientes que las necesitan y mantener el excedente en un cuarto de suministros conveniente que esté bajo llave.
Contrate personal que se dedique a administrar, recibir y rastrear el inventario y los suministros a diario (según el tamaño del inventario que deba mantenerse).
Implementar un sistema informático de gestión de inventario. Con este sistema, registrará los nuevos envíos de los proveedores, así como los pedidos que se envían a los clientes y los productos que se envían a otros departamentos como parte del proceso de fabricación. Registre los recibos de suministros para su empresa bajo una serie de órdenes de compra diferente en el sistema de inventario. Por ejemplo, es posible que desee iniciar todas las órdenes de compra para el inventario de la empresa como INV (es decir, INV00001, INV00002, etc.) y todas las órdenes de suministro como SUP (es decir, SUP00001). De esta manera, podrá separar qué artículos recibidos se almacenarán en el almacén y cuáles se enviarán a departamentos individuales.
Configure un sistema de vigilancia en su almacén para monitorear el inventario. Esto protegerá su negocio de problemas de contracción del inventario.
Gestión de inventario para operaciones más pequeñas
Reserve una habitación fresca y seca en la oficina de su hogar o un espacio de oficina alquilado para almacenar su inventario. Si descubre que se está quedando sin espacio, alquile una pequeña unidad de almacenamiento en su ciudad para los productos que no necesita con frecuencia. También puede mantener una cantidad modesta de cada producto en su oficina y el resto en stock en su unidad de almacenamiento.
Informatice su inventario utilizando un archivo de hoja de cálculo. Nombra una nueva hoja de cálculo para cada producto que vendas. Enumere la descripción de la transacción en la primera columna (por ejemplo, "pedido", "venta a la compañía XYZ" o "producto dañado"). Anote la cantidad del producto que se ajustó y luego en la tercera columna mantenga un total acumulado de la cantidad de cada producto que le queda.
Mantenga una lista corta de suministros que necesita reabastecerse en la pared de su oficina. Luego puede llevar esta lista con usted en su viaje mensual a su tienda de suministros local o al realizar su pedido de suministros en línea.
Como es muy probable que tenga que administrar su propio inventario como propietario de una pequeña empresa, dedique un par de horas cada semana dedicadas a actualizar sus totales de inventario con nuevos pedidos y registrar nuevas necesidades de suministro.
Consejos
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Algunos sistemas informáticos de administración de inventario le permiten configurar un sistema de escaneo de códigos de barras. Deberá comprar un dispositivo de escaneo de códigos de barras que esté vinculado a su sistema informático y una impresora de etiquetas de códigos de barras para marcar cada paquete recibido. A medida que salen los pedidos, escanea el producto o paquete e ingresa la cantidad de unidades que se están retirando del inventario. Es una forma costosa y aún más ágil de administrar su inventario.
Si usted es un negocio establecido que busca hacer una copia de seguridad de su inventario a la par, organice una limpieza de la casa de una semana de duración en la que cuenta manualmente su inventario, reorganice los productos y configure todo en un sistema de administración de inventario actualizado en su computadora.
