Cualquier persona que trabaje o administre una oficina entiende la importancia de mantener un inventario de suministros de oficina. Nada detiene el progreso del trabajo más rápido que quedarse sin elementos básicos como bolígrafos, cartuchos de tóner, papel y sobres. Una vez que tenga los suministros a la mano, es importante hacer un seguimiento del gasto y el uso siguiendo algunas reglas simples de administración de inventario básica.
Portero
Una de las primeras reglas de una buena gestión de inventario es asegurarse de que tenga un gerente. Nombrar un portero. El mantenimiento exitoso del inventario significa saber lo que está disponible y cuánto tiempo ha estado allí, registrar el valor del inventario y monitorear a dónde va cuando abandona el área de suministro. Los suministros de oficina incluyen muchos artículos pequeños que pueden desaparecer fácilmente. El inventario debe mantenerse en un área segura con acceso limitado a unos pocos empleados clave. Mantenga un registro de los artículos dispensados y los artículos reemplazados.
FIFO
FIFO es un acrónimo de primero en entrar, primero en salir. Es un término contable para informar el valor del inventario y garantiza que los artículos comprados primero se usen primero para que el valor se mantenga exacto. Esta también es una forma inteligente de evitar que el inventario se vuelva viejo, obsoleto u obsoleto. Los artículos comprados primero deben usarse primero. Cuando compre el inventario de reemplazo, guárdelo detrás del inventario anterior e instruya a los empleados que tomen suministros del frente. Los artículos con tinta pueden secarse, el papel puede ponerse amarillo y las piezas del equipo pueden quedar obsoletas. Utilice el método FIFO para reducir el desperdicio y mantener su inventario actualizado.
Compra de apalancamiento
Mantener un inventario de suministros de oficina le brinda a una empresa la oportunidad de comprar cantidades más grandes, lo que se traduce en descuentos con descuento. Estos ahorros se acumulan rápidamente al comprar los artículos más populares a granel. Si la compra de todas sus necesidades de suministros de oficina se otorga a un solo proveedor, use ese poder de compra para negociar ahorros en compras más pequeñas también. Aproveche al máximo los programas de recompensas ofrecidos por los proveedores. El negocio de suministros de oficina es competitivo, así que use un proceso de licitación para determinar qué compañía tiene el mejor programa para sus necesidades.
Organización
La clave para una gestión exitosa del inventario está en la organización de los suministros. Para que un sistema sea eficiente, los empleados necesitan poder acceder a lo que necesitan, cuando lo necesitan. Los suministros deben guardarse con los artículos más utilizados al nivel de los ojos y de fácil acceso. Almacene menos artículos usados en estantes más altos, pero asegúrese de que no se olviden. Publique una lista de inventario de lo que está almacenado y dónde se puede encontrar. Mantenga el área limpia y ordenada. Reemplace los artículos con tiempo suficiente para evitar que se agoten, especialmente los artículos críticos. Purgar los artículos obsoletos de forma regular.
