Un plan de contingencia es un cambio propuesto en la dirección estratégica de una compañía en respuesta a eventos imprevistos que hacen que los resultados financieros varíen significativamente de lo que se esperaba o pronosticó. Los dueños de negocios preparan planes de contingencia porque reconocen que es difícil predecir con precisión el futuro. Hacer frente a la incertidumbre es parte de la descripción del trabajo de cada empresario.
¿Por qué se necesitan planes de contingencia?
Durante la planificación, las empresas toman decisiones difíciles sobre cómo asignar sus recursos, que incluyen capital, personal y capacidad productiva. Estas decisiones se basan en suposiciones sobre el entorno empresarial que enfrentará la compañía en el próximo año y más allá. Muchas veces este entorno cambia después de que se implementan los planes. Los competidores desarrollan sus propias estrategias para ganar una mayor participación de mercado. La economía general puede subir o bajar, a veces de forma repentina y con poca advertencia. El plan estratégico de una empresa termina desincronizado con el entorno y se deben hacer cambios.
Cuando se hace la planificación de contingencia
Muchas compañías preparan planes de contingencia durante su planificación anual cuando establecen la dirección estratégica para el próximo año y para el largo plazo. Sin embargo, algunos gerentes se esfuerzan por incorporar la planificación de contingencia en su toma de decisiones durante todo el año, reconociéndolo como una herramienta útil para tratar tanto los problemas grandes como los pequeños. Un problema menor sería un competidor que convenza a un gerente clave para que deje a la empresa a trabajar para él. Si el propietario del negocio ya tenía un reemplazo entrenado o al menos seleccionado, el cambio causaría una interrupción mínima en el desempeño del departamento.
Proceso creativo
La planificación de contingencias requiere un pensamiento estratégico creativo: poder imaginar qué eventos podrían ocurrir para empujar a la compañía a salir de su curso financiero previsto. La planificación de contingencia también se denomina desarrollo de escenarios hipotéticos. Durante las reuniones, los gerentes preguntan cómo respondería la compañía si ocurriera cierto evento. Estas reuniones deben ser abiertas y libres, permitiendo que todas las ideas se expresen sin críticas.
No siempre negativo
La planificación de contingencia no debe considerarse como algo destinado únicamente a abordar sucesos negativos. También es una herramienta para planificar con anticipación y aprovechar las oportunidades que puedan surgir durante el año. Un ejemplo sería contar con fuentes de capital que puedan usarse para adquirir un competidor cuyos propietarios inesperadamente anuncien que estarían dispuestos a vender.
Beneficios
La planificación de contingencia agudiza las habilidades de pensamiento estratégico de los gerentes. Se vuelven más conscientes del entorno empresarial en constante cambio en el que opera la empresa y cómo puede impactar en el éxito de la empresa. Tener planes de contingencia implementados permite una reacción más rápida ante eventos inesperados y puede disminuir el daño a los ingresos y ganancias. Una tienda minorista podría encontrar su negocio interrumpido por reparaciones en la calle que dificultan que los clientes se estacionen y entren por la entrada principal. La tienda debe tener un plan de contingencia establecido para reorganizar rápidamente la entrada trasera para que los clientes puedan ingresar de esa manera, incluida la señalización para alertar a los clientes sobre el cambio.
