Como propietario de un negocio, es imposible controlar todo. La planificación de contingencias consiste en reconocer sus limitaciones y prepararse para lidiar con cosas que no puede evitar: desastres naturales, terrorismo, fallas de hardware y otros eventos que amenazan con detener el negocio en seco. Hecho correctamente, un plan de contingencia no debería asustarte. Debería aumentar la capacidad de su empresa para hacer frente cuando las cosas no van tan bien como se esperaba.
Mantenerse estable, incluso en un desastre
Tener un plan de contingencia significa que, cuando sucede algo inesperado, su empresa puede mantener el mejor estado de operaciones posible, dependiendo de la gravedad del desastre. Por ejemplo, en lugar de ir a la bancarrota cuando su edificio se ve afectado por un tornado, el seguro de asistencia en caso de desastre que compró puede cubrir los principales costos. De acuerdo con un artículo de Darrell Rigby para "Forbes", la Junta de Comercio de Nueva York se salvó al construir un segundo piso de comercio fuera del World Trade Center. Este plan de contingencia contra el terrorismo mantuvo a la junta directiva en buen estado y en funcionamiento, a pesar de los ataques ocurridos el 11 de septiembre de 2001.
Personal Empoderado
Un plan de contingencia efectivo describe quién es responsable de qué frente a un desastre. Siempre que pruebe su plan y haga que los miembros de su personal estén al tanto de sus funciones, un plan de contingencia ahorra tiempo si ocurre lo peor. En lugar de tener personas esperando la dirección, tiene una fuerza laboral llena de personas que saben qué hacer y cómo hacerlo. Se pierde menos tiempo coordinando empleados y dando órdenes, por lo que puede concentrarse en tratar cualquier problema que no haya considerado en su plan original.
Plan para lo peor
Cuando planifica lo peor de antemano, puede encontrar que algunos desastres son prevenibles. Sentarse y pensar en los riesgos de su empresa es todo lo que necesita para sacar a la luz estos problemas. Por ejemplo, tal vez dé por sentado las bases de datos de su compañía, pero el análisis de riesgo revela que se están haciendo viejos y que no tiene una copia de seguridad en su lugar. Reemplazar su equipo antiguo y diseñar un sistema de respaldo ayuda a evitar una crisis antes de que ocurra.
Sentirse mas preparado
Cuando planifica lo que podría suceder, está más preparado psicológicamente para hacer frente a lo inesperado. Sin un plan implementado, debe pensar qué pasos tomar primero, segundo y tercero para minimizar el daño causado por eventos catastróficos. Con un plan de contingencia, esos elementos básicos ya están documentados, dejando su mente clara para hacer frente a las preocupaciones de alto nivel. Cuando sabe que ha hecho todo lo que puede hacer para manejar una mala situación, puede abordar los problemas con una actitud serena y firme.
