Los propietarios de negocios que contratan empleados por cuenta propia o por contrato deben enviar al Servicio de Impuestos Internos un Formulario 1099-MISC para cada individuo que gane al menos $ 600 durante el año fiscal. Los tipos de empleados que deben recibir estos formularios incluyen a los empleados que no son miembros del personal a tiempo completo pero que son compensados por su trabajo.
Los empleadores deben enviar los formularios 1099-MISC a sus empleados contratados y al IRS. La fecha límite para enviar formularios a los empleados es el 31 de enero y la fecha límite para enviar copias de los formularios 1099 al IRS es a finales de febrero. El IRS tiene multas para los empleadores que no cumplan con estos plazos.
Obtención de información de los empleados: llenar el W9
Cuando contrata a un empleado independiente o contratado, la información fiscal básica se recopila mediante un formulario W9 que está disponible en el IRS. El formulario le pregunta el nombre del contratista y el nombre de su negocio si es diferente, su Número de Seguro Social o su Número de Identificación Tributaria. El W9 también le pide al trabajador que firme el formulario para certificar que está exento de impuestos de retención de respaldo. La mayoría de los empleados están exentos, pero si no lo están, es responsabilidad de la empresa retener el impuesto sobre la renta del salario del contratista a una tarifa fija y enviarlo al IRS.
Envío de formularios 1099 sin un número de seguro social
El IRS dice que todas las personas que deben presentar una declaración de impuestos sobre los ingresos deben proporcionar su número de Seguro Social o número de identificación de contribuyente a su empleador. Si el contratista o el trabajador independiente no llenaron un formulario W9 y no puede obtener esa información antes de la fecha límite de presentación, puede enviar un formulario 1099 al contratista y al IRS sin él. Sin embargo, debe tener en cuenta que el IRS le cobrará una multa por presentar un formulario incompleto a menos que pueda demostrar que hubo una causa razonable para omitir el número de identificación fiscal o de la Seguridad Social. También debe poder demostrar que actuó de manera responsable y tomó medidas para evitar la omisión de esta información, por ejemplo, al escribir al contratista para solicitar esta información. El hecho de que el trabajador no devuelva un formulario W9 completado suele considerarse motivo de exención.
Cómo presentar un 1099 corregido que incluye el SSN
Una vez que tenga el número de seguro social o de identificación fiscal, debe completar un 1099-MISC corregido y agregar una "X" en el cuadro "Corregido" en la parte superior del formulario. Rellene el formulario agregando la información corregida y el número de Seguro Social. También deberá escribir una carta al IRS explicando que faltó el número de Seguro Social junto con su propio número de identificación fiscal.
