Para dirigir un negocio de manera efectiva, los gerentes deben prestar mucha atención al balance de gastos a ingresos. En algunos casos, es útil dividir los gastos en diferentes categorías, como gastos operativos o administrativos, para ayudar a identificar lugares para reducir costos. En este proceso, es fundamental comprender las diferencias contables entre los gastos operativos y administrativos y asegurarse de que se identifiquen las cuentas correctas para el análisis.
Gastos operacionales
Los gastos operativos son todos los costos en que incurre una empresa para sus actividades comerciales principales, incluidas las ventas, los costos de producción y los salarios. No se incluyen los gastos que surgen de actividades no operativas, tales como gastos por intereses, impuestos y costos inusuales que no están relacionados con el negocio normal, como un litigio importante. Por lo general, las empresas tienen el mayor control sobre sus gastos operativos, por lo que esta separación de los gastos totales a veces proporciona información valiosa sobre la administración de la empresa.
Gastos administrativos
Los gastos administrativos son los costos de negocios asociados con la administración y el procesamiento de la información. Por lo general, incluyen los costos del departamento de nómina y recursos humanos, los sueldos de los funcionarios de la empresa, los gastos contables y los suministros utilizados para la administración. Los costos de producción no asociados con la administración, por ejemplo, los salarios del personal, el costo de ventas o los materiales, no son gastos administrativos. Las empresas a menudo comparan sus gastos administrativos con las expectativas de la industria para garantizar que mantienen sus costos de administración bajo control.
Distinciones principales
Los gastos administrativos son un subconjunto de gastos operativos. Estos costos a veces constituyen una pequeña parte de los costos operativos totales del negocio, dependiendo de la industria. Los costos operacionales, por el contrario, incluyen otros gastos, como el costo de inventario, que no deben incluirse en los gastos administrativos a menos que estén directamente asociados con las actividades de gestión. Los costos operativos no incluidos en los gastos administrativos se denominan costos de producción.
Usos
La administración utiliza tanto los gastos administrativos como los operativos para calcular los ratios contables que les ayudan a analizar el desempeño. El índice de operación, que considera los gastos operativos como un porcentaje del total de ventas, le da a la empresa una imagen de su probable rentabilidad. En algunos casos, es útil observar la proporción administrativa, o la porción de ventas representada por los gastos administrativos. Este análisis es útil porque es menos probable que los costos administrativos varíen con las ventas que los costos de producción, que probablemente aumentarán con el nivel de producción. De esta manera, los gastos administrativos son costos relativamente fijos.
