Todas las empresas tienen procesos, ya sea para ensamblar un producto, procesar un pago con tarjeta de crédito, a bordo de un empleado o verificar la garantía de calidad. A veces, esos procesos funcionan a la perfección, y otras veces no lo hacen. La gestión de procesos empresariales es un sistema que controla sus procesos y los pone en forma de nadador olímpico. Una buena implementación de BPM mejorará la visibilidad de sus procesos, facilitando la eliminación de cuellos de botella y evitando la duplicación de trabajos.
Consejos
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La gestión de procesos empresariales es una metodología para racionalizar la forma en que una empresa hace las cosas, con el fin de mejorar el rendimiento.
¿Qué es un ejemplo de un proceso de negocio?
Un proceso de negocios es una serie de pasos que las personas de su organización realizan para lograr un objetivo específico. Estos pasos se repiten muchas veces, a menudo por muchas personas y normalmente de forma estandarizada. Casi todo, desde la autorización de una solicitud de vacaciones hasta la evaluación de triaje que realiza el personal médico en la sala de emergencias, se considerará un proceso comercial.
Tomemos, por ejemplo, el ejemplo de una solicitud de préstamo a un banco. Para iniciar este proceso, el cliente completará un formulario de solicitud electrónica en el sitio web del banco. Ahora, las ruedas del banco comienzan a girar. Primero, el banco verificará que el cliente haya completado el formulario correctamente. Luego, la aplicación pasará por una verificación de crédito. Alguien más puede realizar una verificación de ingresos, otro equipo puede solicitar documentación adicional y puede haber otras actividades que permitan al banco tomar una decisión sobre si aprobar el préstamo.
La clave es que el proceso es multifacético. Como la mayoría de los procesos de negocios, involucra múltiples pasos y varias personas, y estas personas usan varias herramientas y sistemas para hacer las cosas. En conjunto, todo el sistema está diseñado para convertir una serie de entradas (la solicitud de préstamo y los documentos de respaldo) en una salida deseada (una decisión de aprobación que se comunica al cliente).
¿Qué es la gestión de procesos de negocio?
Cuando su empresa es muy pequeña, los procesos empresariales son relativamente fáciles de gestionar. Puede que solo haya un puñado de personas en la oficina que realizan tareas cotidianas, y todos tienen una visión general sólida del panorama general. Esta situación cambia a medida que creces. Las tareas que una vez se ocuparon de una sola persona se reparten repentinamente entre varios departamentos. Las personas se duplican el esfuerzo de cada uno, las tareas se rompen y hay un mayor potencial para que las personas cometan errores.
El propósito principal de la administración de procesos de negocios es poner estos procesos caóticos bajo el microscopio y descubrir cómo mejorarlos. La forma más fácil de entender esto es visualizar todas las actividades de su proceso como un diagrama de pasos. BPM es la disciplina de formalizar estos pasos en un flujo de trabajo más lógico y consistente.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de procesos de negocio?
El objetivo principal de BPM es ahorrarle tiempo y dinero recortando la grasa en sus procesos, como eliminar los cuellos de botella, eliminar redundancias y detener la duplicación innecesaria de trabajo. Sin embargo, BPM no se trata de aumentar el balance final, y hay otros resultados positivos de los que las empresas pueden beneficiarse:
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Tanto los empleados como los gerentes se benefician de una definición más clara de sus funciones y responsabilidades, ya que todos están siguiendo un plan sistemático para hacer las cosas.
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Los equipos se unen y se comunican mejor cuando todos están en la misma página con respecto a los productos y los plazos.
- Hay menos estrés porque los empleados con exceso de trabajo ya no tienen que asistir a reuniones de seguimiento o hacer malabares con varias tareas de la competencia a la vez.
- BPM alinea sus procesos con las prioridades de la organización para que no pierda tiempo en procesos que agreguen el menor valor al negocio.
- Los gerentes obtienen una mejor visibilidad del flujo de trabajo, lo que proporciona un camino útil para la auditoría y el cumplimiento normativo.
- Los clientes se benefician de mejores tiempos de entrega, lo que lleva a una mayor satisfacción del cliente.
¿Cómo funciona un BPM?
BPM es, ante todo, una metodología. Consiste en una serie clara de pasos y técnicas que ayudan a formalizar el proceso de BPM para que se puedan identificar y mejorar los desperdicios y otras ineficiencias. De las muchas metodologías BPM establecidas, algunas, como Lean o Six Sigma, han ingresado en el vocabulario popular. Las metodologías genéricas siguen muchos de los mismos principios. Cualquiera que sea la metodología que elija, puede esperar que se centre en los tres pilares de BPM: proceso, personas y tecnología.
Proceso
El enfoque central de BPM es optimizar los procesos de negocios para que sean adecuados para su propósito y logren los resultados correctos en el momento correcto.
Gente
Asegurarse de que las personas hagan lo correcto de la manera correcta es clave para un proceso exitoso. BPM analiza las tareas que realizan las personas y hace preguntas como: ¿De quién es la tarea de realizar la Tarea A y en qué plazo? ¿Qué pasa si la persona relevante ignora el problema? ¿Quién recibe una alerta cuando el proceso se atasca? Este nivel de visibilidad es esencial si va a incorporar eficiencia al sistema.
Tecnología
Para que sus procesos funcionen sin problemas, la transición de las tareas debe ser perfecta todo el tiempo. El software de gestión de procesos empresariales es la herramienta que ayuda a hacer cumplir el proceso. Por lo tanto, si ejecuta un ejercicio de BPM y define un mejor proceso, la tecnología puede ayudar a garantizar que el proceso se esté realizando de la manera exacta en que lo ha definido. Una característica principal de la tecnología es recopilar datos de rendimiento para que pueda realizar un seguimiento de las métricas que son esenciales para el éxito del proceso.
¿Cómo diseñar una metodología BPM?
BPM funciona de manera diferente según el tipo de negocio que tenga. Por lo tanto, antes de comenzar a diseñar una metodología de BPM, debe evaluar qué desea mejorar implementándolo. Si es una organización de servicios, por ejemplo, es posible que desee que BPM mejore su tiempo de respuesta a los clientes. Las compañías que fabrican o construyen productos, por otro lado, pueden estar buscando una mejor eficiencia y rendimiento en la línea de ensamblaje o sincronización con otros sistemas y procesos.
Utilizando estos controladores comerciales como guía, cada metodología de BPM seguirá un ciclo de vida de fases, cada una con su propio conjunto de tareas que deben implementarse. La metodología de BPM más común, DMEMO, sigue cinco etapas: diseñar, modelar, ejecutar, monitorear y optimizar.
Etapa Uno: Diseño
La fase de diseño utiliza la tecnología BPM para trazar su proceso tal como está ahora, antes de rediseñar el flujo de trabajo para que el proceso se ejecute de manera mucho más eficiente. Lo que se muestra en pantalla es una representación visual del flujo de trabajo para que pueda ver de un vistazo dónde se encuentran los cuellos de botella y la duplicación. La idea es crear el flujo de trabajo más simple y directo posible para que el proceso pueda completarse en el menor tiempo posible y al mismo tiempo cometer menos errores.
Etapa Dos: Modelado
Esta fase consiste en probar su proceso para ver cómo funciona en diferentes condiciones. Piense en ello como un ejercicio de "qué pasaría si". ¿Y si asignamos dos personas a esta tarea? ¿Qué pasa si esta empleada se demora en entregar su producción? ¿Y si esta tarea se hiciera de una manera diferente? ¿Podemos hacer más mejoras?
Etapa Tres: Ejecución
Una vez que haya simulado el flujo de trabajo, el siguiente paso es probar el proceso mejorado en tierra utilizando el motor de flujo de trabajo de su software BPM para asignar cada tarea del proceso a una o más personas.
Cuarta etapa: Monitoreo
La supervisión es el proceso de recopilación de datos para asegurarse de que el proceso se está realizando como espera. Con su tecnología, puede realizar el seguimiento de un solo paso en un solo proceso, de la misma forma en que rastrearía un paquete de FedEx, o puede agregar los datos y ver cómo le está yendo en todo el flujo de trabajo. Las herramientas implementadas en esta etapa incluyen el monitoreo de la actividad empresarial, paneles, herramientas de informes y auditoría.
Etapa Cinco: Optimización
En esta etapa, su proceso puede estar lejos de ser perfecto. Ahora, debe considerar qué puede hacer para optimizar aún más el proceso. Por ejemplo, ¿necesita agregar otro recurso a áreas específicas donde los cuellos de botella ocurren con frecuencia? Tenga en cuenta que la optimización no es un evento de una sola vez. Más bien, debe escuchar los comentarios de los empleados y clientes y hacer cambios cada vez que surjan problemas. Si el nuevo proceso no mejora la experiencia de sus partes interesadas en el servicio, entonces no se puede decir que sea un éxito.
¿Quién realiza la gestión de procesos de negocio?
A menudo se necesita un equipo de expertos con conocimientos de TI y negocios para implementar un proyecto BPM, pero en realidad depende del alcance del proyecto que planea ejecutar. Si está buscando lograr algunas ganancias rápidas al mejorar algunos procesos de bajo riesgo y alto rendimiento en su propia pequeña empresa, entonces debería ser relativamente fácil hacer que un proyecto BPM despegue con la ayuda de un pequeño equipo interno y algunos Software de calidad para mapear tus procesos.
Una buena manera de comenzar es asistiendo a un curso de capacitación BPM. Una búsqueda rápida en Google debería mostrar algunas opciones locales o un programa en línea. Muchas empresas optan por poner a sus empleados a través de un programa de certificación de gestión de procesos empresariales que permite que el personal clave se forme oficialmente en las metodologías adecuadas. El Business Process Management Institute ofrece actualmente 30 programas y siete certificados en las diversas disciplinas y metodologías asociadas con BPM. Compruebe su sitio web para más detalles.
¿Qué es una herramienta BPM?
Simplemente, una herramienta BPM es el software que utiliza para automatizar la implementación de BPM. Su trabajo es permitir la transformación de su negocio para que pueda llevar sus procesos a nuevas alturas. Las opciones son tan amplias como largas, pero en general, buscará un sistema con al menos las siguientes funciones:
- Herramienta de diagramación de procesamiento visual: esto le permite modelar sus procesos y crear nuevos flujos de trabajo. Algunas herramientas requieren habilidades de codificación como una forma de implementar el modelado; otros proveedores ofrecen un enfoque de código bajo que utiliza un sistema de "arrastrar y soltar". Este último puede funcionar bien si no tienes un programador hardcore en el equipo.
- Tableros de control de gestión y control de acceso: Esto les da a los tomadores de decisiones la visibilidad para rastrear el progreso y brinda seguridad al restringir el acceso de la información a ciertas personas.
- Manejo de errores: es útil tener un módulo de verificación que encuentre y resuelva errores y fallas de funcionamiento.
- Integración con el software existente: su solución BPM tendrá un uso limitado si no se comunica con otros sistemas centrales de ERP / CRM.
- Informes y análisis: una buena solución BPM ejecutará informes sobre métricas clave como elementos abiertos, el tiempo promedio que se tarda en completar una tarea y la frecuencia con la que se redirige un elemento.
En términos de herramientas específicas de gestión de procesos de negocio, es un mercado bastante abarrotado. Algunos de los grandes jugadores incluyen Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian y Process Street. Las revisiones están disponibles en Internet, y la mayoría de las herramientas vienen con una prueba gratuita de más de 14 días para que pueda examinar las funciones antes de realizar una compra final.
