Las cartas de transmisión, también llamadas cartas de presentación, acompañan a los faxes y correos electrónicos para describir el contenido de los documentos enviados por fax o los archivos adjuntos a un correo electrónico. Las cartas de transmisión también aseguran que los documentos se entreguen a la persona adecuada si se envían a un fax o correo electrónico compartido. Estas cartas suelen ser breves y solo transmiten la información necesaria. Debido a que las cartas de transmisión son una forma de correspondencia comercial, debe seguir ciertos estándares para escribir una correctamente.
Escriba su nombre o el nombre de la empresa, dirección, número de teléfono y otra información de contacto en la parte superior del documento, ubicándolo en el lado derecho de la página. Alternativamente, puede escribir la carta en papel con membrete de la empresa.
Omita una línea y escriba la fecha debajo de su información en el lado derecho de la página.
Escriba el nombre, la dirección y, si corresponde, el número de cuenta u otra información de identificación del destinatario, en el lado izquierdo de la página, dos líneas abajo de la fecha.
Dirija la carta específicamente a la persona que la recibirá. Si no conoce el nombre de la persona, bastará con escribir "Estimado señor o señora".
Escriba su razón para escribir la carta en la primera oración. Indique si está enviando un currículum, una propuesta comercial, un informe o información sobre un producto o servicio.
Proporcione información de antecedentes sobre el documento que está enviando en el segundo párrafo. Esto puede incluir fechas en las que el lector debe actuar sobre la información contenida en el documento o, si el documento tiene varias páginas, una breve explicación de las páginas incluidas. También puede recordarle al lector cualquier conversación o correspondencia que haya tenido con él con respecto al documento.
Agradezca al lector por su tiempo en el último párrafo y pídale que se comunique con usted si tiene alguna pregunta.
Escriba su nombre, título e información de contacto, como su dirección de correo electrónico o número de teléfono, en la parte inferior de la página. Escribe a mano tu firma sobre tu nombre.
