El memorándum de la página de transmisión de un informe funciona de manera muy parecida a una carta de presentación del currículum. Piense en ello como su lanzamiento personal al lector. Escribe lo que le dirías al destinatario si le entregaras el informe en persona, pero primero reúne tus pensamientos.
Antes de escribir, es importante señalar lo que desea decir. Identifique a su audiencia y evalúe sus necesidades y deseos específicos. Considere estos puntos al redactar una nota de transmisión y el resto de su informe o propuesta.
Dirigir el memo de transmisión usando formato de memo simple. Si su organización tiene una plantilla de notas, úsela. Si no usa esta configuración como punto de partida:
MEMORÁNDUM
Para: Nombre y título del destinatario De: Su nombre y título Fecha: Fecha en que entrega el informe Asunto: Nombre del informe
Escribe una declaración de apertura. "Aquí está el informe que solicitó con respecto a …", por ejemplo. No necesita ser largo. Un par de oraciones simples harán el trabajo. Utilice el formato de bloque empresarial para este párrafo y el resto de su nota. Coloque un retorno o espacio en blanco entre cada párrafo, pero no haga tabulaciones ni sangría antes de comenzar una nueva sección.
Escribe un párrafo introductorio. Describa el alcance del informe, exactamente lo que cubrirá y cómo recopiló su información.
Escribe el cuerpo de la nota. Explique qué tan útil será el informe para el lector. Presente sus principales conclusiones y resalte hallazgos interesantes o capítulos de particular interés para su audiencia. Cualquier información que haga que el informe sea más útil o accesible para su lector puede incluirse en esta sección. Es posible que incluso desee hacer sugerencias para futuras investigaciones.
Redactar un párrafo de cierre. Escriba una breve nota de agradecimiento a su lector y reconozca cualquier ayuda importante que haya recibido de sus compañeros de trabajo. Además, ofrezca aclarar cualquier punto o haga más trabajo si es necesario.
Revisa el documento por errores ortográficos y gramaticales.
Haga que un colega de confianza revise su trabajo. Sus nuevos ojos se enfocarán en palabras confusas y errores tipográficos.
Realice los cambios necesarios e incorpore las sugerencias de su revisor.
Inserte su memo completo de transmisión en el resto de su informe. Colóquelo justo antes de la tabla de contenido y después de la página de título del informe.
Consejos
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Escriba en último lugar la nota de transmisión y otras partes preliminares de su informe, ya que se refieren al resto del documento.
Advertencia
Los memos de transmisión solo se utilizan para documentos internos. Si su informe está destinado a una audiencia externa, como un cliente potencial, escriba una carta de transmisión en su lugar. La información será la misma, pero utilice el formato de carta comercial para tratar su documento.
