Escribir un recibo a mano puede parecer anticuado o incluso pretencioso, pero los clientes aprecian el hecho de que haya hecho ese esfuerzo adicional para asegurarse de que tengan un registro de sus gastos. Incluso las empresas con cajas de pago automatizadas a veces experimentan cortes de energía y fallas en el servicio de Internet. En lugar de perder negocios, puede escribir un recibo por la venta de bienes a mano si no realiza transacciones de gran volumen.
¿Por qué proporcionar recibos?
Proporcionar recibos precisos tiene muchos beneficios para sus clientes y para usted, el comerciante. La práctica protege su reputación como comerciante o proveedor de servicios. El comprobante de venta que proporcione muestra a su cliente que recibió todos los bienes y servicios que compró, al precio correcto. El recibo también documenta las preferencias de ese cliente específico. El seguimiento de las preferencias de los clientes y los patrones de compra lo ayudan a realizar un seguimiento de su inventario y planificar reabastecimientos.
Además de mantener el cumplimiento con el IRS y los estándares de la industria, proporcionar recibos precisos también hace lo siguiente:
- Protege a sus empleados de las falsas acusaciones de prácticas injustas o deshonestas.
- La práctica facilita la resolución de conflictos.
- Proporcionar recibos ayuda a establecer las fechas de inicio y vencimiento de la garantía.
Cómo escribir un recibo de pago
Para propósitos del IRS, cada recibo de pago de gastos comerciales debe incluir el día, mes y año en que se realizó la transacción, una lista de todos los artículos comprados o servicios prestados y el monto total pagado. Los estándares de la industria para empresas exigen que también incluya su nombre comercial e información de contacto junto con el método de pago utilizado, ya sea en efectivo, cheque, giro postal, tarjeta de crédito o transferencia electrónica de fondos.
¿Son los recibos un requisito legal?
En muchos estados, los propietarios deben proporcionar un recibo de alquiler por escrito si el inquilino lo solicita, independientemente de los medios de pago que haya utilizado el inquilino. Algunos estados solo requieren recibos por compras superiores a un monto específico en dólares. Sin embargo, incluso en una ciudad que no tiene tales requisitos legales, las mejores prácticas de la industria dictan que debe proporcionar un recibo por cada transacción. Un simple "¿Quieres tu recibo?" cumple con cualquier obligación legal o de la industria en aquellos estados que no requieren que usted los proporcione.
¿Cuál es el significado de la prueba de pago?
El comprobante de pago incluye el recibo de compra original, los cheques cancelados, los resúmenes bancarios y los resúmenes de tarjetas de crédito. La página de confirmación de la transacción o un correo electrónico de confirmación también pueden ser un comprobante de pago si incluye la fecha, una lista de todos los artículos o servicios adquiridos y la forma de pago específica que se utilizó para completar la compra.
Cómo escribir a mano un recibo de pago
Ya sea que use una plantilla de recibo o no, siga estos pasos para escribir un recibo compatible:
- Escriba un número de recibo en la esquina superior derecha de su recibo. Para evitar dar a un cliente el mismo número de transacción, comience con el número 001 y continúe desde allí. Siempre que incluya la fecha de hoy, puede usar esos mismos números al día siguiente.
- Escriba el nombre de su empresa y la información de contacto en la esquina superior izquierda. Incluya el teléfono de su empresa, el fax, la dirección de correo electrónico y el sitio web, junto con sus horarios comerciales. Esta información no solo ayudará al cliente a establecer si la compra fue o no un gasto comercial, sino que el cliente puede pasar su dirección y horario de atención a amigos y familiares.
- Omita una línea y comience a enumerar todos los artículos comprados, junto con una breve descripción de cada uno, y finalice con el precio de compra del artículo en el extremo derecho.
- Proporcionar un total de precio total antes de restar los cupones. Después de eso, tome cualquier descuento y proporcione el nuevo total. Añadir el impuesto sobre las ventas. Agregue los gastos de envío y manejo también si esto no es una compra en la tienda.
- Finalmente, escriba el método de pago utilizado y el nombre del cliente en la última línea del recibo o donde dice "recibido". Déle al cliente una copia y guarde la otra para sus registros.
