Los asistentes administrativos y los secretarios de los clubes pueden almacenar las actas de las reuniones de diversas maneras. Es mejor tener una copia electrónica y una copia impresa para que una pueda servir de respaldo para la otra en caso de que una copia se pierda o se arruine inadvertidamente.
Guardando el archivo electrónicamente
Guarde las actas de las reuniones en su computadora en el mismo lugar cuando su organización tenga una reunión. Asígnele un nombre de archivo similar cada vez para que sea fácil encontrar el archivo exacto que necesita en el futuro. Por ejemplo, podría titular las actas de las reuniones de la junta sin fines de lucro “Board_Minutes_21 April 2011”, y luego el mes siguiente, guárdelas como “Board_Minutes_20 May 2011.” Si tiene diferentes tipos de reuniones para realizar un seguimiento de los minutos, guárdelas en una carpeta diferente.. Una podría estar etiquetada como "Reuniones de la Junta" y otra "Reuniones del personal", las cuales se guardan en la carpeta "Reuniones" de su computadora.
Almacenamiento en linea
Guarde sus minutos utilizando un servicio de almacenamiento de documentos en línea. Estos servicios suelen cobrar una tarifa, pero si su computadora o servidor se apaga, puede acceder a Internet desde otra ubicación y recuperar sus archivos.
Precios
Las compañías de almacenamiento en línea pueden ofrecer un período de prueba gratuito para que pruebe su producto. LiveDrive, por ejemplo, ofrece una prueba gratuita de dos semanas y cobra $ 6.95 por mes por una copia de seguridad de una computadora y $ 16.95 por mes por hasta tres computadoras para la copia de seguridad en línea, a partir de abril de 2011. Ambos planes tienen un ancho de banda ilimitado (cantidad que puede subir y descargar). Elephant Drive tiene una prueba gratuita de 15 días. Ofrece un plan individual con hasta 100 GB de almacenamiento para 2 computadoras por $ 9.95 al mes o $ 99.50 por año. El plan familiar cubre hasta cinco dispositivos, tiene hasta 500 GB de almacenamiento por $ 19.95 por mes, o $ 199.50 por año.
Copias impresas
Imprima una copia de las actas de la reunión. Coloque los separadores etiquetados con el mes y el año de las reuniones en una carpeta. Inserte la copia de los minutos en la sección correspondiente del mes y año. Cuando las carpetas se llenen, etiquete la columna vertebral con el año de los minutos y comience una nueva carpeta. Considere guardar dos copias impresas de las actas de sus reuniones en dos ubicaciones en caso de que algo le suceda a una de ellas.
