Cuando un cliente paga una factura en su totalidad, puede solicitar un recibo del negocio para demostrar que la factura se ha liquidado. Las empresas pueden permitir que un cliente pague menos que el monto total adeudado y aún así considerar la factura pagada en su totalidad. Si usted es propietario de un negocio, para escribir un recibo vinculante para el pago completo de un cliente, debe indicar claramente las palabras "pagado en su totalidad" en el recibo que entregue al cliente.
Examina la cuenta. Si es propietario de un negocio y un cliente le solicita un recibo que documente un pago completo, debe recopilar la información de la cuenta del cliente y determinar si está de acuerdo en que el pago se realizó en su totalidad. Puede acordar liquidar una cuenta por un monto inferior al que se le debía originalmente si el cliente lo solicita o si cree que recibir una parte del monto adeudado es mejor que no recibir nada.
Imprimir un recibo. Muchas empresas imprimen recibos o facturas utilizando un programa de contabilidad. Un recibo se genera automáticamente a través del sistema cuando se le indica. La cantidad debida en la factura puede no estar correlacionada con la cantidad que el cliente está pagando, y esto ocurre generalmente cuando un cliente solicita un recibo de "pago total". Este recibo sirve como documentación y prueba de la liquidación de la cuenta. Un cliente puede usar este recibo en la corte si la empresa decide demandar al cliente por el pago.
Mano-escribir un recibo. Si su compañía no tiene la capacidad de imprimir un recibo, también funcionará un recibo escrito a mano. Debe estar escrito en el membrete de la empresa, indicar el nombre del cliente y el monto del pago.
Escribe que está pagado. En el recibo impreso o escrito a mano, escriba las palabras "Pagado en su totalidad" en letras grandes que cubran una buena parte del recibo. Firme su nombre en el recibo también para hacer que el recibo sea un recibo vinculante.
Fotocopia del recibo. Después de hacer una copia del recibo, entregue la copia al cliente y guarde el original para sus propios registros. Coloque el recibo en el archivo del cliente.
