El sistema de recursos humanos (HRS) es un sistema de tecnología de la información que captura, almacena y comparte información relacionada con las prácticas, políticas y la gestión de los recursos humanos en una organización. También se conoce como sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), sistema de información de recursos humanos (HRIS), sistema de gestión de capital humano (HCMS) y tecnología de información de recursos humanos (HRIT). Un HRS ayuda a una organización a gestionar todos los aspectos complejos e interconectados de los recursos humanos, incluido el cumplimiento de las leyes laborales federales y estatales.
Estructura HMS
Un HRS automatiza funciones cruciales de gestión de recursos humanos, como la gestión de empleados, la compensación y los beneficios, y el apoyo a la toma de decisiones. Se compone de un conjunto de bases de datos integradas vinculadas a unidades de procesamiento funcional, como contratación, tiempo y asistencia, pago, beneficios y pensiones, habilidades de los empleados y capacitación. Debido a que las bases de datos están integradas, la información básica, como el nombre del empleado, la dirección y el número de Seguro Social, solo se debe ingresar una vez, después de lo cual todas las unidades de procesamiento funcional pueden recuperar y utilizar la información.
Gestión de empleados
El HRS captura toda la información sobre los empleados desde su solicitud inicial de empleo hasta su cheque de pago final. Captura información de identificación básica, asignaciones de trabajo, información de desempeño, tasa de pago, inventario de habilidades de los empleados e historial de capacitación. La información capturada en la base de datos de gestión de empleados también se usa para los informes de cumplimiento requeridos para la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), como edad, género, origen nacional, raza y discapacidad.
Compensación y beneficios
Las funciones de compensación y beneficios de HRS recopilan información sobre las horas trabajadas y la utilizan para calcular los salarios, el monto de los impuestos federales y estatales y otras deducciones, como el seguro de salud y las contribuciones de jubilación. El sistema genera cheques de pago o depósitos que se pagan directamente a las cuentas bancarias de los empleados. También calcula las vacaciones ganadas y las licencias por enfermedad con los períodos de pago y los totales del año hasta la fecha.
Apoyo a las decisiones
Un HRS simplifica los informes y las actividades de apoyo a la toma de decisiones al generar informes estándar de recursos humanos, como pagos, nuevas contrataciones y transferencias de empleados. Esta información se utiliza para administrar el negocio, medir el desempeño organizacional y planificar para el futuro. Un HRS también permite a los usuarios generar informes especiales para analizar ciertas situaciones e identificar tendencias, como el aumento de la rotación de empleados en un área de la organización.
El intercambio de información
Los sistemas de recursos humanos facilitan el intercambio de información y la integración con otros sistemas empresariales esenciales de la organización, incluidos las finanzas, la contabilidad y la cadena de suministro. También permiten el intercambio de datos con terceros, como informes para agencias reguladoras y transferencias de datos hacia y desde administradores de seguros de salud y planes de jubilación.
Autoservicio para los empleados
Muchos sistemas de recursos humanos incluyen una función de autoservicio para empleados que opera a través de un enlace de intranet, un sitio web seguro y privado propiedad de la empresa. Al utilizar este sitio web, los empleados pueden actualizar su información personal, ingresar las horas trabajadas, registrarse para recibir capacitación y buscar sus vacaciones acumuladas y licencia por enfermedad sin tener que contactar a un representante de recursos humanos. Los empleados pueden buscar su información desde la computadora en sus escritorios, una computadora portátil o desde un quiosco de computadoras ubicado en el piso de la fábrica o en el almacén.
