Como base de cualquier negocio, el departamento de compras es responsable de todo lo relacionado con el pedido de materiales y el trato con los proveedores. Un buen departamento de compras minimizará los costos de los bienes comprados, evaluará a los proveedores de calidad y rastreará los pedidos desde el inicio hasta la recepción. La calidad del departamento de compras puede tener un impacto significativo en los márgenes de ganancia de una empresa.
Prevenir la escasez
El departamento de compras es responsable de adquirir los materiales necesarios para la fabricación y el funcionamiento de su negocio. Para garantizar que la escasez de materiales no afecte la productividad, los departamentos de compras utilizan técnicas como el abastecimiento múltiple. La fuente múltiple significa que varios proveedores se utilizan para proporcionar los mismos productos. De esta manera, si hay un problema con un proveedor, se pueden aumentar los pedidos a otro para compensar.
Minimizar gastos
El departamento de compras juega un papel importante en maximizar las ganancias de su negocio. Compara precios y negocia con proveedores para obtener el mejor precio posible para su empresa con los productos necesarios.
Proveedores de pre-aprobación
Los proveedores de aprobación previa pueden acelerar el proceso de adquisición para cosas que su empresa necesita con frecuencia. El departamento de compras evalúa a los proveedores en términos de precio, calidad, comentarios de los clientes y tiempo para completar los pedidos, y produce una lista de proveedores aprobados.
Ordenes de seguimiento
Los pedidos se documentan a través de formularios de pedido de compra, que especifican información de identificación importante sobre los materiales solicitados, así como la cantidad solicitada. Estos formularios se utilizan para garantizar que se reciban los productos solicitados y para rastrear el tiempo necesario para completar los pedidos.
Revisar facturas
El departamento de compras verifica las facturas cuando llegan para verificar su exactitud, antes de pasarlas a la contabilidad. Compara la factura con el formulario de pedido de compra y los bienes recibidos. Además, se examinan los cargos adicionales. Esto garantiza que la empresa solo paga por los bienes recibidos.
