Cómo iniciar un negocio de servicios de pago de facturas

Una de las tareas menos favoritas en la operación de un negocio es pagar las cuentas. La necesidad de rastrear, administrar y atender las facturas entrantes a menudo disminuye el enfoque del propietario de la empresa en la construcción de su negocio. Como resultado, muchos propietarios de negocios confían en un servicio de pago de facturas para administrar sus pagos salientes. Además de administrar los pagos de facturas, un servicio de pago de facturas puede evitar multas por pagos atrasados e incluso ahorrar dinero en las facturas aprovechando los incentivos de pagos anticipados de los proveedores.

Elija un nombre para su negocio de pago de facturas que sea único y memorable. Idealmente, el nombre de su empresa debe transmitir cierta calidad positiva que le gustaría asociar a su empresa. Por ejemplo, "Pago seguro de facturas" puede sugerir seguridad de una manera que el "Servicio de pago de facturas de Dave" no lo hace.

Registre el nombre de su nuevo negocio en la oficina de su Secretario de Estado. Para operar un negocio con un nombre diferente al suyo, se requiere un Registro de Nombre Ficticio con su Secretario de Estado. (Consulte el Recurso 1 para obtener una lista de los sitios web de las oficinas de la Secretaría de Estado en todo el país).

Visite el ayuntamiento o la corte del condado para obtener una licencia de vendedor. Los estados sin impuestos sobre las ventas, incluidos Montana, Alaska, Oregon, Delaware y New Hampshire, no requieren licencias de proveedores.

Escriba un plan de negocios que incluya una descripción de la gama de servicios de pago de facturas que brindará, un resumen de quién usará sus servicios, un análisis de empresas competidoras, un plan de mercadeo, un plan financiero y un presupuesto proyectado para Sus primeros tres años de operación.

Desarrolle su propio sistema para rastrear y hacer pagos en nombre de sus clientes, o considere comprar un software de pago de facturas de clientes como el software de pago de facturas BillPay o PPS (ver Recursos). El uso de software preparado le ayudará a atender mejor a sus clientes y le permitirá centrarse en encontrar clientes.

Cree un lugar seguro donde almacenará los cheques, facturas, registros de pago, etc. de su cliente, así como los informes que proporcionará a cada uno de ellos. Los cheques deben guardarse especialmente en una caja fuerte o caja de seguridad con llave, y un archivador con cierre mantendrá seguros los registros confidenciales.

Determine cuánto cobrará por su servicio. Puede acercarse a esto determinando cuánto dinero necesitará ganar por mes y luego estimando cuántos clientes necesitará para alcanzar ese número, o puede comunicarse con servicios similares e informarse sobre su estructura de tarifas.

Diseñe un folleto que presente su servicio y describa los beneficios que tiene para ofrecer a sus clientes, como pagos oportunos, flujo de efectivo mejorado, evitación de multas por pago atrasado y descuentos por pago anticipado. Incluya su información de contacto, número de teléfono, dirección de correo electrónico, sitio web, así como sus términos de inicio y tarifas en curso.

Diseñe papelería comercial y sobres que le ayuden a presentar su servicio de la manera más profesional posible. Las principales cadenas de suministros de oficina, como Staples, Office Max o Office Depot, tienen paquetes estándar de papelería que satisfacen las necesidades de la mayoría de las empresas.

Envíe por correo una carta de presentación destacando la seguridad y conveniencia de su servicio de pago de facturas, junto con uno de sus folletos, a todas las empresas en su área que puedan ser posibles clientes. Envíe sus cartas por correo en pequeños lotes para que tenga tiempo de seguirlas.

Haga un seguimiento de sus cartas con llamadas telefónicas personales a cada posible cliente. Es posible que desee ofrecer una oferta especial "sin riesgo", como un mes de servicio gratuito para atraer a nuevos clientes a que prueben su servicio.

Organice con sus nuevos clientes cómo se le enviarán las facturas. ¿Te serán traídos? ¿Los recogerás? ¿O irás a la oficina de correos para recogerlos?

Acompañe a sus clientes a sus bancos para que se agreguen como firmantes en sus cuentas corrientes. Luego, solicite una lista de los proveedores y proveedores actuales de cada uno de sus clientes, así como las instrucciones especiales que tengan cuando reciba sus cheques.

Proporcione un estado de cuenta mensual de las facturas recibidas, facturas pagadas y facturas pendientes, para cada uno de sus clientes, de modo que su contabilidad pueda actualizarse y para que sepan exactamente qué obligaciones se han cumplido y cuáles permanecen pendientes. Anote cualquier pago que le haya ahorrado dinero a su cliente por pago anticipado.