Escribir una factura por las horas trabajadas, o un servicio específico prestado a otra empresa o persona, requiere un enfoque ligeramente diferente al utilizado para vender un producto tangible. En lugar de cobrar un precio minorista o mayorista establecido, está facturando por las horas trabajadas a una tarifa acordada o por un servicio específico realizado por un precio acordado. La facturación por servicios prestados requiere atención al detalle.
Comuníquese con sus clientes cuándo y cómo los facturará por su trabajo. Si factura una parte por adelantado antes de comenzar un proyecto, debe informar a sus clientes. Si factura el trabajo en curso en lugar de esperar hasta la finalización del contrato, asegúrese de que su cliente esté de acuerdo. Muchas pequeñas empresas facturan electrónicamente. Hágales saber a sus clientes que recibirán facturas enviadas por correo electrónico solo para que no las eliminen accidentalmente.
Mantener buenos registros. Recopile los registros de fechas y horas trabajadas y la naturaleza de los servicios prestados. Revise su acuerdo de proyecto o contrato de servicio para actualizar su memoria sobre los términos específicos. Verificar el nombre y la dirección. Incluya el número de referencia de facturación del cliente, si lo hay.Incluya su propio número de referencia de archivo, si corresponde.
Utilice un formato simple. Esto hace que el proceso de facturación sea más eficiente. También puede utilizar un programa de software para estandarizar el formato de su factura. Su factura debe incluir campos para los números de referencia de la factura, la fecha de facturación, el nombre de la empresa y la dirección, y el nombre del funcionario de contratación a quien se está enviando la factura. Deje espacio suficiente para detallar los servicios prestados junto con los códigos de producto o proyecto aplicables.
Especifique el importe de la factura. Las horas pueden ser las horas reales de servicio que prestó a una tarifa por hora acordada, o los servicios específicos que proporcionó para el monto de la factura. Por ejemplo, si está construyendo un porche, puede haber elaborado el plan, seleccionado la madera y sentó las bases para el marco durante un período de facturación. Puede enumerar las actividades y especificar un importe de factura a tanto alzado. O bien, puede enumerar cada actividad por separado, indicar las horas trabajadas para cada una y luego calcular el monto de la factura multiplicando las horas trabajadas y la tarifa por hora.
Incluya documentos de respaldo cuando sea apropiado. Por ejemplo, si tuvo que usar servicios de mensajería o servicios de duplicación para completar las tareas, adjunte copias de los recibos.
