Las cartas comerciales a menudo se concluyen con la inclusión de iniciales de referencia. Estas iniciales están diseñadas para servir de referencia en relación con el autor de la carta, el firmante y el mecanógrafo. Muchas compañías requieren el uso de iniciales de referencia en todas las cartas comerciales; Otros no lo hacen.
Colocación
La última sección de una carta comercial está dedicada a las iniciales de referencia. Estas iniciales siempre se colocan en la parte inferior de una letra, dos líneas debajo del bloque de firma y se alinean con el margen izquierdo. Puede haber uno o más conjuntos de iniciales de referencia.
Detalles
Estas abreviaturas se utilizan con fines de referencia, por lo que comprender el orden de las iniciales es importante para el lector de la letra; puede haber uno, dos o tres conjuntos de iniciales. El firmante de las iniciales de las letras se coloca primero, con todas las letras mayúsculas, seguido de una marca de barra (/) o dos puntos (:). Después de eso, se escriben las iniciales del escritor, de nuevo con todas las letras mayúsculas seguidas de una barra o dos puntos. Las iniciales de los mecanógrafos siempre se colocan en último lugar y deben ir en minúsculas.
Propósito
Las iniciales de referencia se utilizan como una forma de grabar quién escribió un documento firmado y escrito. Estas iniciales ofrecen una forma para que las empresas investiguen los problemas relacionados con las cartas que envió una empresa. Si ocurre un malentendido dentro de una carta, el lector puede descubrir que la persona que escribió la carta fue diferente de la persona que la firmó; el escritor puede haber perdido elementos importantes que el firmante de la carta deseaba en el documento.
Elementos de las cartas de negocios
Cuando una empresa escribe una carta comercial, incluye ciertos elementos estándar. La mayoría de las empresas escriben cartas de negocios en su papel con membrete. El mecanógrafo escribe la fecha, la dirección del destinatario y el saludo. Después de esto, el mecanógrafo escribe el cuerpo de la carta, el cierre e incluye un bloque de firma; Las iniciales de referencia se consideran parte del bloque de firma. Otros elementos que a menudo se incluyen en las cartas comerciales son una línea de referencia, que establece el propósito de la carta o su contenido, o una línea de atención, que garantiza que el documento llegue a la persona correcta.
