El diccionario de Webster define una carta como un mensaje escrito o impreso a un individuo o un grupo, que generalmente se envía por correo. Por supuesto, en nuestra era electrónica, muchas cartas se transmiten por correo electrónico, ya sea dentro del cuerpo del correo electrónico o como un archivo adjunto. A pesar de esta tendencia, las cartas comerciales siguen teniendo funciones tradicionales. Por lo tanto, es crucial que aquellos en el mundo de los negocios conozcan estas funciones para causar una impresión correcta en los socios comerciales.
Ventas
A pesar de la tendencia a hacer negocios electrónicamente, "las cartas de ventas tradicionales siguen siendo una herramienta importante de los negocios modernos", afirma Kenneth Zimmer, profesor emérito de la Escuela de Negocios y Economía de la Universidad Estatal de California, y Sue C. Camp, profesora asociada de la Universidad Gardner-Webb. Broyhill School of Management. Además, Zimmer y Camp sostienen que la mayoría de las cartas comerciales son en realidad cartas de ventas, ya que su propósito es promover la venta de bienes o servicios a los destinatarios. Hay cinco objetivos principales de las cartas de ventas:
- Para atraer la atención del destinatario.
- Establecer una relación amistosa con el destinatario.
- Para apelar a los motivos de compra del destinatario.
- Para persuadir al receptor a tomar acción.
- Para proporcionar al receptor la oportunidad de tomar medidas.
Relaciones públicas
El objetivo de cualquier esfuerzo de relaciones públicas es influir en las creencias, actitudes o acciones de un público objetivo. Tal es el caso de una carta de relaciones públicas, explique Melvin L. DeFleur y Everette E. Dennis, coautores de “Entender la comunicación de masas: una perspectiva de las artes liberales”. El objetivo principal de la carta de relaciones públicas es influir positivamente en la impresión de la audiencia de la empresa. u organización.
Algunos ejemplos de cartas de relaciones públicas son aquellos que se esfuerzan por lograr los siguientes objetivos:
- Promover un nuevo negocio.
- Invite a los clientes a abrir cuentas de cargo.
- Gracias a los clientes por su negocio.
- Bienvenidos potenciales clientes a la comunidad.
- Anuncie una venta o servicio especial.
- Ofrecer incentivos para utilizar los servicios de la empresa.
Solicitudes y Respuestas
Las cartas comerciales más rutinarias hacen una solicitud o responden a una, Zimmer y Camp state. Los ejemplos de cartas de solicitud incluyen la reserva de una sala de reuniones, la solicitud de un presupuesto, la solicitud de los resúmenes de facturación y la programación de citas. Sin embargo, Zimmer y Camp informan que estas cartas de rutina "no deben tratarse de manera rutinaria". Por lo tanto, debe seguir ciertas pautas al enviar una solicitud o al responder a una:
- Proporcionar información completa.
- Nunca hagas peticiones irrazonables.
- Sé preciso y preciso.
- Nunca seas descortés.
Reclamaciones y ajustes
Los clientes a veces se quejan de servicios o productos defectuosos. Cuando surgen tales ocasiones, las empresas deben responder negociando con los clientes para realizar un ajuste. Además, las empresas también escriben cartas de reclamación, como cuando un proveedor no envía el producto correcto o no lo envía. Sin embargo, Zimmer y Camp dicen que ya sea que responda o envíe un reclamo o un ajuste, debe tener en cuenta las siguientes reglas:
- Asegúrese de que tiene todos los hechos.
- Sea preciso y completo al describir el reclamo.
- Evita ser acusatorio, amenazador o exigente..
- Sé cortés.
- Sugiera una solución razonable que sea aceptable para todas las partes interesadas.
Comunicacion social
Felicitar a los trabajadores de negocios en ocasiones especiales es una “cortesía y tradición comunes”, escriben Zimmer y Camp. Los empleadores también deben enviar cartas de condolencia cuando un asociado sufra una pérdida o tragedia, responda con prontitud a las invitaciones formales, reconozca las jubilaciones y exprese su gratitud por los regalos, la hospitalidad o un tratamiento especial. No reconocer tales circunstancias retrata a la compañía en una mala luz.
Asegúrate de formatear las letras correctamente:
- Utilice membrete de la empresa.
- Alinear la fecha de la correspondencia a la derecha de la página.
- Coloque el nombre del destinatario, el título oficial y la dirección en la parte inferior de la página, alineado a la izquierda.
- Siga la salutación con una coma, no con dos puntos, por ejemplo: Estimado Sr. Jones:
- Doble espacio entre el saludo y el primer párrafo de la carta y entre cada párrafo. Sin embargo, solo espacio el cuerpo de cada párrafo.
- No incluya iniciales de referencia, notaciones de copia, etc.
