Si tiene la suerte de tener varios proveedores compitiendo por su negocio, invitándolo a almuerzos caros y mostrando su agradecimiento con regalos, tenga cuidado. Los gestos aparentemente amigables como estos pueden cruzar la línea de ética en las compras al influir en sus decisiones de compra. Incluso si no está influenciado, solo la apariencia de incorrección puede dañar su propia reputación y la de la empresa.
Cuestiones éticas en la compra
El Instituto de Gestión de Suministros ha adoptado tres principios para que los gerentes de compras y los empleados recuerden en su trabajo:
- Mantener la integridad en sus decisiones y acciones.
- Siempre procure el mejor valor para su empleador.
- Mantente leal a tu profesión.
A partir de estos principios, ISM diseñó estándares para que los profesionales de compras los sigan y se aseguren de que mantengan una alta ética en las adquisiciones. Estas normas incluyen actuar adecuadamente con los proveedores y no permitir que sus decisiones sean influenciadas por los proveedores. Otra norma es abstenerse de celebrar acuerdos que garanticen un acuerdo recíproco o que pueda entrar en conflicto con los intereses de su empleador.
Ejemplos de comportamiento no ético
Por supuesto, usted desea promover buenas relaciones con sus proveedores y proveedores potenciales. Sin embargo, incluso acciones aparentemente inofensivas pueden servir como ejemplos de comportamiento no ético en las adquisiciones.
Ejemplo: Todo el mundo tiene que comer, así que, ¿cuál es el daño de almorzar con un posible vendedor para discutir detalles?
Primero, podría volverse demasiado amistoso, hasta el punto de que quiera hacer negocios con este proveedor, incluso si sus precios y términos no son los más favorables. Es tan amable que te inclinas a creerlo cuando describe los términos de entrega que parecen demasiado buenos para ser verdad. En segundo lugar, a menos que esté almorzando con todos los proveedores que se le acercan, está mostrando favoritismo.
Ejemplo: Un proveedor potencial le ofrece precios bajos en el inventario que su compañía usa regularmente. A cambio, usted acuerda darles un aviso previo cuando otros suministros saldrán a licitación.
Puede parecer que esta situación es inofensiva porque aún le dará a otros proveedores la oportunidad de ofertar y planea considerar todas las ofertas de manera justa. Sin embargo, al dar a un proveedor una notificación por adelantado, le está dando la injusta ventaja de tener más tiempo para preparar su oferta y para que se la entreguen a usted antes que a otros proveedores. Tal vez cambie lo que su oferta hubiera sido si se le hubiera dado menos tiempo; tal vez no lo hará Pero no es justo dar a un proveedor una ventaja de ningún tipo sobre los demás.
Ejemplo: Un proveedor a quien recientemente le otorgó un contrato le envió un regalo de agradecimiento de su brandy favorito, entradas para un juego deportivo o una tarjeta de regalo de una cafetería de pequeña denominación. Ya que es un regalo de agradecimiento, no influyó en su decisión, por lo que lo acepta.
Existen numerosos problemas éticos con la aceptación de regalos, incluso aquellos con valores de dólares pequeños. Es cierto que no influyó en su decisión si esta es la primera vez que utiliza este proveedor. Pero si elige usarlos nuevamente, ¿cómo sabe que no está siendo influenciado por su atento regalo? A otros en la industria les parecerá que puede haber sido influenciado. De cualquier manera, serás conocido por aceptar regalos, que manchan tu reputación y la de tu empresa, ya que eres su agente de compras.
Una pregunta que debe hacerse en todas sus decisiones de adquisición es: ¿Esta acción beneficia a mi empresa? Los regalos te benefician a ti, no a tu empresa. Incluso si el regalo fuera para la compañía, duele en lugar de ayudar al darle a la compañía una mala reputación.
Asegurar una alta ética en las adquisiciones
Si usted es propietario de una empresa o gerente de adquisiciones, hay pasos que puede tomar para asegurarse de que su empresa mantenga la ética en las adquisiciones.
- Especifique el código de ética de la compañía con detalles específicos para el departamento de adquisiciones.
- Entrene a todos los empleados que compran en esta ética, dando ejemplos de acciones éticas y no éticas. Este es un lugar ideal para acciones de agentes de compras y vendedores de roles.
- Hágales saber a los empleados que la administración revisará los contratos de adquisición y que también se realizarán auditorías no anunciadas. Asegúrese de cumplir con ambos, para que la posición de la compañía sobre los problemas éticos en las compras sea entendida y seguida por todos.
