Las organizaciones y empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de un sistema de registro telefónico para realizar un seguimiento de llamadas vitales e información de contacto. Por ejemplo, profesionales como abogados y contadores confían en los registros telefónicos para mantener registros de los clientes y para registrar la cantidad de tiempo facturable que se dedica a servir a cada uno.
Métodos básicos de registro telefónico
Utilice los registros del teléfono para realizar un seguimiento de las llamadas telefónicas entrantes y salientes. Registre datos sobre clientes, como números comerciales y de teléfonos celulares, correo electrónico e información de sitios web. Para los registros telefónicos tradicionales, mantenga la información segura colocándola en un lugar seguro y fuera del alcance público cuando no se utilice. En un sistema electrónico, mantenga los mensajes seguros limitando la exposición a los datos e instalando una contraseña. Si la oficina tiene una recepcionista, integre el registro telefónico con ella para que las llamadas se devuelvan de manera oportuna y eficiente. Déle acceso a las bandejas de entrada de los usuarios para que puedan revisar fácilmente los mensajes.
Capacidades avanzadas
Organice el acceso remoto y de reenvío del registro del teléfono desde su teléfono celular o computadora. Integre la mensajería de texto y el correo electrónico en el sistema de registro telefónico para una mayor flexibilidad. Organice los mensajes telefónicos en carpetas personales para facilitar el acceso. Configure carpetas públicas si desea compartir los datos con el resto de la oficina. Configura notificaciones para que recibas mensajes tan pronto como lleguen. Coloque llamadas no urgentes en una carpeta para la mejor administración del tiempo. Establezca un sistema para devolver todas las llamadas telefónicas dentro de un tiempo razonable y configure recordatorios para que no se olvide ninguna llamada importante. Para un sistema de respaldo efectivo, organice los grupos de distribución para recibir notificaciones.
Registros telefónicos tradicionales
Utilice un sistema de registro telefónico tradicional anotando la información en un teclado diseñado para realizar un seguimiento de las personas que llaman y su información. Algunas almohadillas de registro de teléfono vienen con un carbono para hacer automáticamente un registro duplicado para el almacenamiento. Antes de la era electrónica, los ejecutivos, los empleados de oficina y las personas realizaban un seguimiento de las llamadas telefónicas al anotar nombres, números y otra información en papeles individuales o almohadillas diseñados para este fin.
MyWorkTools
Considere usar MyWorkTools, que ofrece una plantilla de Word como un registro telefónico para llamadas entrantes y salientes. La herramienta se puede utilizar como un sistema de gestión de tiempo y medición de la productividad que rastrea la fecha y la hora de cada llamada telefónica, el número marcado y la duración de la llamada, así como el propósito de la llamada. La herramienta puede ahorrar tiempo ya que elimina la necesidad de gastar un promedio de dos horas o más para hacer un registro de teléfono similar manualmente.
Sistema Electrónico PhonePad
Descargue la versión de prueba gratuita del sistema PhonePad, que utiliza una aplicación de Windows para almacenar toda la información de las llamadas telefónicas en una bandeja de entrada. La codificación y los iconos de colores brindan un reconocimiento instantáneo del estado de los mensajes, y los mensajes se organizan para indicar si son nuevos, de lectura o si necesitan seguimiento. El PhonePad se parece a las notificaciones en papel para una interfaz de usuario intuitiva. Los mensajes son compatibles con el formato de texto en diferentes fuentes, colores, estilos y tamaños. Se pueden abrir varios mensajes a la vez, y también se admiten mensajes de texto. La libreta de direcciones incorporada almacena datos de llamadas anteriores.
PDA o registros del teléfono celular
Use un registro telefónico diseñado para su PDA o teléfono celular, como PhoneLog 2.0, para el dispositivo de teléfono móvil PalmPilot. PhoneLog rastrea todos los mensajes telefónicos recibidos y dejados para otros. Además, se puede crear fácilmente una lista a la que se puede acceder rápidamente para devolver las llamadas. El PhoneLog proporciona un registro completo de las conversaciones. El sistema también es personalizable y puede integrarse fácilmente.
