Hay cosas específicas que puede comunicar a otras personas en su lugar de negocios mediante el uso de la distribución de notas. Un memo generalmente comunica algo importante a los compañeros de trabajo y generalmente se distribuye a al menos más de una persona dentro de la empresa. También se puede usar una nota para que todos sepan algo urgente, como archivos perdidos. Los archivos perdidos pueden afectar el funcionamiento de la empresa y los trabajadores deben ser alertados sobre el problema y cómo pueden ayudarlo lo antes posible.
Completa el encabezado de la nota sobre archivos perdidos. Esto incluye una línea para la fecha, el asunto, a quién se envía la nota y de quién es. Estas líneas están etiquetadas como "Fecha", "Asunto", "Hasta" y "De". El sujeto debería decir al menos "Archivos perdidos", pero también puede describir qué archivos se perdieron.
Explique el tema brevemente en el primer párrafo directamente debajo del encabezado. Esto definitivamente debe incluir qué archivos se pierden, como los archivos para un cliente o proyecto específico. También puede incluir cómo cree que se perdieron los archivos, dónde podrían estar y qué tan urgente es encontrarlos.
Describe más sobre el problema en la siguiente sección. Obtenga más detalles sobre los archivos perdidos en este punto. Puede proporcionar detalles sobre el cliente o el proyecto para el que están los archivos o más información sobre cómo los empleados pueden buscar los archivos. En este punto, indique una fecha específica en la que se deben encontrar los archivos.
Informe a los destinatarios de la nota exactamente lo que desea que hagan en la sección final. Deben ser elementos de acción específicos, como buscar en la base de datos X o revisar todos sus archivos personales en caso de que haya guardado los archivos perdidos en la computadora o las unidades flash de su empresa. Repita la fecha en que los archivos deben ser encontrados por.
Revisar la nota. Asegúrese de no haber incluido ninguna información confidencial sobre los archivos de los que no debería haber un registro escrito. Además, asegúrese de haber articulado la importancia de encontrar claramente los archivos perdidos.
