El correo electrónico es un método eficiente y más rápido para enviar comunicaciones comerciales en comparación con el servicio postal. También es una forma más fácil de intercambiar documentos. Algunas cosas a tener en cuenta al enviar un correo electrónico comercial con un archivo adjunto son su tamaño, el programa utilizado para crear el archivo adjunto y la posibilidad de virus. También es importante recordar que es posible que el destinatario no sea el único que vea su mensaje. Utiliza un tono profesional que dejará una impresión favorable.
Escriba una línea de asunto que refleje adecuadamente el mensaje. Los temas específicos ayudarán a los empleados a organizar el correo electrónico de acuerdo con los proyectos de la empresa. Los títulos vagos como "Importante" o "Por favor, lea" hacen que sea difícil localizar mensajes en el futuro.
Redacte un mensaje que sea conciso y fácil de leer. Los empleados deben examinar grandes volúmenes de mensajes de correo electrónico diariamente y tener poco tiempo para leer mensajes largos. Use una fuente legible, incluya mucho espacio en blanco y emplee letras mayúsculas y minúsculas de manera apropiada. Escriba su mensaje en un tono que sea cortés pero profesional, y comience y termine con saludos profesionales.
Consulte el archivo adjunto. Los empleados ocupados a menudo son apurados por el tiempo y pueden pasar por alto el archivo adjunto si no hay ninguna referencia a él. Hágale saber al destinatario qué contiene el adjunto y qué hacer con él.
Asegúrese de haber adjuntado el documento antes de enviarlo. Janis Fisher Chan, autora de "Correo electrónico: una guía para escribirlo bien - Cómo escribir y administrar el correo electrónico en el lugar de trabajo", aconseja adjuntar el documento antes de comenzar a escribir su mensaje.
Deje que su lector sepa qué programa se necesita para abrir el archivo. Microsoft Office Suite y Adobe Acrobat Reader son aplicaciones comunes que se utilizan en el lugar de trabajo.
Tenga en cuenta la cantidad de tiempo que tardará el destinatario en descargar el archivo adjunto. Use un programa de compresión de archivos para archivos grandes, como WinZip, o divida el archivo en secciones más pequeñas que pueda enviar por separado. En consideración para el empleado ocupado, también puede pegar el documento en el cuerpo del mensaje.
Revisa tu mensaje. Los errores ortográficos y gramaticales parecen poco profesionales. También evite usar jerga, abreviaturas y emoticones en su mensaje. Estos pueden ser términos bien conocidos pero son inapropiados en los mensajes comerciales.
Escanee su mensaje y el documento adjunto en busca de virus antes de enviar.
Incluya un descargo de responsabilidad que aliente al lector a escanear los archivos adjuntos en busca de virus antes de descargarlos. Esto puede proteger a su empresa de la posibilidad de una acción legal si el destinatario recibe un virus a través de su archivo adjunto.
Advertencia
No envíe correos en cadena, spam o chistes como archivos adjuntos. Son poco profesionales e inapropiados.
