Si hay una cosa que a los empleados les gusta menos que las reuniones, es cuando la hora de la reunión ha cambiado, lo que obliga a modificar sus horarios en consecuencia. Sin embargo, es mucho peor que sus empleados estén desinformados. Mantenga a sus empleados informados al escribir una nota para alertarlos sobre el cambio. Puede que no les guste el mensaje, pero apreciarán que su nota, como todas las mejores formas de comunicación interna, sea breve y directa.
Escriba el encabezado informativo de su nota. Desplácese a la izquierda y en cuatro líneas separadas, a un espacio, escriba "La fecha", "Hasta", "Desde" y "Asunto". Cada uno debe ser seguido por dos puntos. Después de "De:" escribe tu nombre y tu título.
No escriba más de tres párrafos a espacio sencillo sobre el cambio de hora de la reunión, doble espacio entre párrafos. En el primer párrafo, señale la hora anterior y la hora reprogramada de la reunión. Indique si la ubicación de la reunión ha cambiado o se ha mantenido igual.
Explica la razón del cambio de hora de una manera positiva. Los empleados pueden preguntarse por qué ha cambiado la hora de la reunión, pero existe la posibilidad de poner en peligro la información confidencial de la organización. Resuelva el problema de manera positiva diciendo: "El horario de la reunión ha cambiado para adaptarse mejor a las necesidades y los horarios de todas las personas cuya presencia se requiere en la reunión".
Escribe un tercer párrafo optimista. Por ejemplo, "Gracias de antemano por su cooperación para acomodar este cambio de horario. Espero verlos en (hora y lugar de la reunión) ".
Escriba sus iniciales después de su nombre para un golpe de mayor presencia y credibilidad. No tiene que firmar la parte inferior de la nota porque su nombre está impreso en la parte superior, en el encabezado.
Corrija y edite su nota antes de difundirla. Nunca permita que un empleado detecte un error en cualquiera de sus materiales de comunicación.
Difundir la nota correctamente y para la mejor exposición. Recuerde que no quiere que los empleados que faltan se apoyen en la legendaria línea de la oficina: "Supongo que no recibí el memorándum". Los memorandos de toda la compañía a menudo se publican en comedores y salas de descanso. Para agregar un “seguro”, haga una copia de la nota para cada empleado y colóquela en su buzón o en su escritorio.
