El mapeo de procesos de negocios brinda a los líderes de negocios la oportunidad de aclarar cómo se están realizando los procesos. Revela problemas tales como cuellos de botella y variaciones en la forma en que el proceso es realizado por diferentes grupos o individuos. Los líderes también pueden averiguar si la manera en que se realiza el proceso difiere de la forma en que debe hacerse. La creación de un mapa de procesos, también denominado diagrama de flujo, es un componente importante de la gestión y mejora del proceso Six Sigma, pero puede ser beneficioso incluso sin el marco completo de Six Sigma.
Recopile información de personas que realmente realizan el proceso sobre cómo se hace. Asegúrese de averiguar si los pasos varían en diferentes circunstancias o para diferentes personas. Concéntrese en cómo se está realizando el proceso actualmente, no en cómo se debe hacer.
Decida qué tipo de mapa de proceso crear. Un diagrama de flujo de actividad básica muestra el flujo de pasos en el proceso, incluidos los puntos de decisión, mientras que un diagrama de flujo de implementación también muestra claramente la participación de diferentes grupos o personas. Para este último, cree columnas para cada individuo o grupo y dibuje cada paso en la columna apropiada para indicar quién está realizando el paso.
Comience su mapa de procesos de negocios dibujando un rectángulo ovalado o redondeado, el símbolo estándar para el punto de partida. Para un diagrama de flujo de actividades, dibuje el punto de inicio en la parte superior izquierda de la página de su página de papel o software. Para un gráfico de despliegue, dibújelo en la parte superior de la columna correspondiente.
Etiquete el punto de inicio con una frase que indique que es el punto de inicio, como "Llega la llamada" o simplemente "Iniciar". Cada uno de sus pasos se etiquetará de esta manera, y debe incluir un verbo para representar una acción tomada.
Cree cada uno de los pasos del proceso dibujando un rectángulo y etiquetándolo. Cada paso debe tener su propia representación. No combine pasos en una forma usando la palabra "y" para conectar más de un verbo o acción.
Conecte los pasos con flechas que muestran la dirección del flujo del proceso. Está bien si su mapa se ajusta en varias líneas para que quepan en la página; Las flechas hacen que el flujo sea aparente, independientemente de la disposición física de los pasos.
Use una forma de diamante para representar un punto de decisión cada vez que el siguiente paso dependa de una circunstancia específica. Por ejemplo, un mapa de proceso para un carrito de compras en línea tendría un punto de decisión que representa la elección del cliente de pagar con tarjeta de crédito o mediante PayPal.
Indique los pasos que siguen a un punto de decisión creando los símbolos rectangulares, etiquetándolos y agregando las flechas para mostrar el flujo del proceso. Etiqueta cada una de las flechas que van desde el punto de decisión, para aclarar la condición que lleva a seguir ese camino. En nuestro ejemplo actual, use la etiqueta "PayPal" para una flecha y "tarjeta de crédito" para la otra.
Agregue una forma de rectángulo redondeado oval final etiquetado como "Fin" como último paso para indicar el final del proceso.
Revise su mapa de proceso para asegurarse de que se lea correctamente. También haga que algunas personas que realicen el proceso lo revisen para asegurarse de que describa con precisión lo que hacen.
Consejos
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Los programas como Microsoft Visio tienen características especiales para crear mapas de proceso, pero también se pueden usar otros programas de gráficos o PowerPoint. Cuando reúna información sobre el proceso por primera vez, escriba cada paso en una pequeña nota adhesiva y luego ordénelos para mostrar el flujo del proceso. Este método puede ser más fácil que intentar crear el mapa de procesos de una vez desde el principio. Si su proceso implica una gran cantidad de transferencias entre grupos o individuos, es posible que desee utilizar un diagrama de flujo de implementación para ilustrar explícitamente la participación de varias partes.
