En muchos lugares de trabajo, los memorandos sirven como un medio conveniente y eficaz de comunicación. Al responder preguntas en un memorando, en lugar de hacerlo en una comunicación cara a cara, puede aumentar el número de trabajadores a los que llega su respuesta y proporcionar a los trabajadores un documento físico o electrónico para consultar más adelante en caso de que olviden la respuesta que dio. Para asegurarse de que su nota sea lo más efectiva posible, formatee su comunicación correctamente y compóngala con cuidado teniendo en mente a su audiencia.
Crear un encabezado memo. Incluya la "Fecha:" seguida de la fecha completa en la que está enviando su nota, "Para:" con una explicación de a quién está enviando el memorando, "De:" con su nombre y "Asunto:" con Una descripción concisa del tema. Si prepara su memorándum por correo electrónico, es probable que este encabezado ya esté en su lugar. Si escribe su nota, coloque toda esta información en la parte superior de la nota, alineada a la izquierda.
Coloque la pregunta en la línea de asunto. Si la pregunta a la que se dirige es demasiado larga, condéndela acortándola a una frase de dos o tres palabras significativas. Si planea abordar más de una pregunta en su memorando, haga una lista del tema de las preguntas, seguido de "Preguntas y respuestas" para alertar a los empleados sobre el contenido de la nota. Al colocar esta pregunta o la anotación de preguntas y respuestas en la línea de asunto, facilitará a los empleados encontrar la nota en caso de que necesiten consultarla más adelante.
Responda la pregunta o preguntas de manera concisa pero clara. Los empleados quieren las respuestas a sus preguntas, no divagaciones verbales. Al mantener su respuesta clara y breve, puede aumentar la probabilidad de que los lectores entiendan la respuesta y respondan de manera efectiva.
Dígales a los empleados con quién deben comunicarse si necesitan información adicional. Si desea aclarar cualquier confusión con respecto a las preguntas, pídales que hablen con usted. Si hay otro departamento dentro de su empresa que sea más adecuado para responder preguntas sobre el tema, dígales a sus empleados que hagan referencia a una persona específica dentro de este departamento e incluya la información de contacto de esta persona.
